Gesprächsprotokoll schreiben, ohne das Gespräch zu verpassen

Was gehört in ein Gesprächsprotokoll?
Acht Angaben tragen ein Protokoll. Das sind Datum, Ort oder Zugangsweg, die Beteiligten mit Rolle, Anlass und Ziel in einem Satz, die Themen in der besprochenen Reihenfolge, Ergebnisse und Entscheidungen getrennt von der Diskussion, Aufgaben mit Namen und Termin, offene Punkte und schließlich der Verfasser mit einer Frist für Einwände. Entscheidungen und offene Punkte tragen den größten Teil der Wirkung. Eine Entscheidung zwischen zwei Diskussionsbeiträgen findet später niemand wieder, und ein offener Punkt, der nirgends als offen steht, gilt im Zweifel als geklärt.

Welche Form passt?
Drei Formen sind üblich. Das Ergebnisprotokoll hält Entscheidungen, Aufgaben und offene Punkte fest und passt in den meisten Fällen, vom Kundentermin bis zum Jour fixe. Das Verlaufsprotokoll nennt zusätzlich Argumente und Einwände und eignet sich für Gremien und strittige Themen. Das Wortprotokoll gibt jeden Satz im Wortlaut wieder und ist nur dort sinnvoll, wo der Wortlaut selbst zählt. Wer unsicher ist, nimmt das Ergebnisprotokoll, weil es die Frage beantwortet, mit der die meisten in ein Protokoll schauen, nämlich wer jetzt was tut.

Warum kostet Mitschreiben mehr, als es einbringt?
Wer mitschreibt, hört weniger zu, denn Zuhören und Formulieren greifen auf dieselbe Aufmerksamkeit zu. Dazu kommt die Zeit danach. Zwischen Termin und Protokoll vergehen oft Stunden, und in dieser Zeit verschwinden die Nebensätze, in denen die eigentliche Zusage steckte.

Darf ich ein Gespräch aufnehmen?
Nur mit dem Einverständnis aller Beteiligten. Der § 201 des Strafgesetzbuchs stellt es unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufzunehmen. Mit Einverständnis ist die Aufnahme befugt. In der Praxis genügen drei Sätze am Anfang des Termins. Man sagt, dass man aufnimmt, wofür die Aufnahme verwendet wird und wie lange sie gespeichert bleibt. Das Einverständnis gehört anschließend in den Kopf des Protokolls.

Wie entsteht ein Protokoll ohne Mitschreiben?
Hier setzt ALBERT | AI Note an, die App von agorum® für iPhone und Android. Eine Aufnahme startet mit einem Tipp. Wichtige Stellen markiert der Anwender während des Gesprächs, und Fotos vom Flipchart oder von der Baustelle landen auf die Sekunde genau in der Zeitleiste. Die Mitschrift entsteht auf dem Gerät, ohne dass Audio an einen Dienst geschickt wird. Eine Zusammenfassung schreibt ein Sprachmodell, das der Anwender einmal lädt.

Fertige Aufnahmen übergibt die App an das Ziel, das der Anwender selbst wählt. Zur Auswahl stehen an die 35 Anbindungen, vom Cloud-Speicher bis zum eigenen Server. Die App ist kostenlos für alle und startet ohne Konto. Wer agorum core pro einsetzt, kann das Ergebnis zusätzlich dorthin übergeben und über eine anpassbare KI-Vorlage als Protokoll mit Aufgaben und den Fotos an der richtigen Stelle auswerten lassen.