Erst ausmisten, dann umziehen: Wie die SharePoint-Migration zum Neustart für Ihr Intranet wird

Wer schon einmal umgezogen ist, kennt die Versuchung: Die Kisten aus dem Keller werden einfach zugeklebt und in der neuen Wohnung wieder in den Keller gestellt. Aussortieren kann man doch später. Meist passiert genau das nicht und nach ein paar Jahren stehen dieselben Kisten ungeöffnet an einem neuen Ort.

Bei Intranet-Projekten ist das nicht anders. Das alte System ist über Jahre gewachsen, mit Seiten, deren Verantwortliche das Unternehmen längst verlassen haben, mit Dokumenten in fünf Versionen und mit Workflows, von denen niemand mehr genau weiß, was sie eigentlich tun. Der Gedanke, zunächst einfach alles mitzunehmen, wirkt sicher und bequem. Tatsächlich sorgt er dafür, dass das neue Intranet vom ersten Tag an mit den Problemen des alten startet. Dabei bietet eine Migration etwas, das im laufenden Betrieb selten vorkommt: ein festes Zeitfenster, in dem ohnehin jeder Inhalt angefasst wird.

Inventur mit klaren Kategorien: übernehmen, archivieren oder löschen

Bewährt hat sich eine systematische Bestandsaufnahme, bei der jede Seite und jede Dokumentenbibliothek einer von drei Kategorien zugeordnet wird. Was noch gebraucht wird, zieht ins neue Intranet um, oft überarbeitet und in einem neuen Inhaltstyp. Was nicht mehr aktiv genutzt wird, aber erhalten bleiben soll, wandert in einen eigenen Archivbereich, der nur gelesen werden kann und das produktive Intranet nicht belastet. Alles andere wird bewusst und sauber entfernt. Diese Entscheidungen gehören in die Fachbereiche und nicht in die zentrale IT, denn nur die Mitarbeiter:innen, die täglich mit den Inhalten arbeiten, können beurteilen, was tatsächlich noch relevant ist.

Damit die Inventur nicht ins Stocken gerät, hilft eine feste Frist: Inhalte, die bis zu einem vereinbarten Termin nicht überprüft und aufgefrischt wurden, landen automatisch im Archiv. So bleibt nichts im Schwebezustand und das neue Intranet startet mit Inhalten, für die sich jemand verantwortlich fühlt.

Beim Löschen lohnt allerdings ein kurzer Blick über den Tellerrand der Redaktion. Nicht jedes Dokument, das im Intranet keine Rolle mehr spielt, darf auch tatsächlich verschwinden. Für bestimmte Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handels- und Steuerrecht oder auch interne Vorgaben. Bevor Inhalte endgültig entfernt werden, sollte deshalb geklärt sein, ob solche Pflichten greifen.

Auch bei Dokumenten und Prozessen lohnt der genaue Blick. Nicht alles, was heute im Intranet liegt, gehört auch künftig dorthin. Manches ist in einem Microsoft Teams-Kanal besser aufgehoben, anderes in einem zentralen Wissensportal. Ältere Workflows aus SharePoint On-Premises lassen sich modern mit Power Automate abbilden. In den meisten Fällen ist die Migration der ideale Anlass, diese bei der Gelegenheit auch zu vereinfachen. Für größere Umzüge gibt es spezialisierte Migrationswerkzeuge, die Berechtigungen, Versionsstände und Metadaten mitnehmen, damit nichts davon unterwegs verloren geht.

Moderner Aufbau mit schlanker Architektur

Neben den Inhalten verdient auch das Gerüst des Intranets Aufmerksamkeit. Ganz gleich, mit welchem System Sie bisher arbeiten: Oft wurde die Struktur einmal am Organigramm ausgerichtet und ist seitdem immer tiefer verschachtelt worden, Bereiche in Bereichen, Ordner in Ordnern. Was bei der Einführung logisch wirkte, erweist sich im Alltag oft als starr.

Spätestens wenn sich das Unternehmen verändert, wird das zum Problem. Werden Abteilungen zusammengelegt oder neu zugeschnitten, passt die Ordnung nicht mehr. Weil jeder Bereich fest an seinem Platz in der Hierarchie hängt, zieht dann jeder Umbau kaputte Links und verlorene Verweise nach sich.

Ein modernes SharePoint-Intranet setzt deshalb auf eine schlanke, flache Architektur, wie Microsoft sie auch empfiehlt. Statt Bereiche ineinander zu verschachteln, bekommt jedes Thema und jede Aufgabe eine eigene Site. Im Hintergrund steht jede dieser Sites zunächst für sich. Verbunden werden sie über eine durchdachte Navigation, gezielte Verlinkungen und eine gute Nutzerführung, sodass Mitarbeiter:innen das Intranet trotzdem als Ganzes erleben. Der entscheidende Vorteil: Ändert sich die Organisation, lassen sich Sites neu anordnen, ohne dass Links brechen. Und wird ein Thema nicht mehr gebraucht, kann die zugehörige Site mit wenig Aufwand archiviert oder gelöscht werden.

Das passt gut zu einem Grundsatz, der für die Struktur eines Intranets ohnehin gilt: Eine Architektur, die sich an Themen, Zielgruppen und Prozessen orientiert statt am Organigramm, verbindet Menschen über Abteilungsgrenzen hinweg. Der Wechsel zu einer flachen Struktur ist im laufenden Betrieb aufwendig, weil Inhalte verschoben und Verweise angepasst werden müssen. Während einer Migration werden die Inhalte dagegen ohnehin bewegt. Wer die Zielstruktur vorab festlegt und die Inventur daran ausrichtet, erledigt den Umbau also in einem Zug.

Die Migration mit Plan ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht Faktoren drehen sich zum Beispiel um eine klare Content-Governance, die festlegt, wer Inhalte schreibt, freigibt und aussortiert, um eine Struktur, in der Mitarbeiter:innen Informationen wirklich finden, oder um ein Change Management, das auch nach dem Go-Live nicht endet. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

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