Wie lässt sich die Materialversorgung in großen MVZ digitalisieren?

Besonders bei MVZ mit mehreren Etagen, Gebäuden oder angeschlossenen Standorten wird daraus eine logistische Aufgabe. Die entscheidende Frage lautet nicht nur, ob eine Lieferung angekommen ist. Es muss auch nachvollziehbar sein, wo sie sich aktuell befindet, für wen sie bestimmt ist und wie sie ihren Empfänger erreicht.

Genau hier treffen digitale Postverteilung und innerbetriebliche Logistik aufeinander.

Viele Pakete benötigen einen geregelten Eingang

Morgens um 9 Uhr kommen DHL, UPS und weitere KEP-Dienstleister nahezu gleichzeitig. Am Empfang stehen plötzlich 30 Pakete. Einige gehören zur Verwaltung, andere enthalten Material für die Diagnostik und mehrere Sendungen sind für bestimmte Behandlungsbereiche vorgesehen.

Mit der COSYS Inhouse Logistik Software werden die Sendungen bereits bei der Annahme per Smartphone oder MDE-Gerät erfasst. Vorhandene KEP-Sendungsnummern können gescannt und Pakete unter anderem Empfängern, Abteilungen, Gebäuden oder Lagerorten zugeordnet werden. Auch Bestellnummer, Paketgröße und weitere Informationen können hinterlegt werden. Bei größeren Lieferungen unterstützt die Sammelannahme die schnelle Erfassung mehrerer Sendungen.

Beschädigte Verpackungen lassen sich direkt fotografieren. Damit hängt die Dokumentation nicht mehr davon ab, ob sich später noch jemand an den Zustand bei der Anlieferung erinnert. COSYS unterstützt zusätzlich KI-gestützte Bildanalyse für die Schadensdokumentation.

Im WebDesk entsteht parallel eine zentrale Übersicht. Dort sind Sendungsstatus, Empfänger, Fotos, Unterschriften und die Historie eines Pakets abrufbar. Aus dem klassischen Posteingang wird damit eine digitale Steuerungsstelle für die Materialversorgung.

Ein Paket muss nicht persönlich übergeben werden

Ein größeres MVZ erhält beispielsweise eine Lieferung mit Verbrauchsmaterial für die Endoskopie. Die zuständige Mitarbeiterin befindet sich jedoch in einer Behandlung und kann das Paket nicht entgegennehmen.

Statt die Sendung am Empfang liegen zu lassen oder später einen zweiten Zustellversuch einzuplanen, wird sie einem Fach in einem COSYS Smart Locker beziehungsweise Übergabeschrank zugeordnet. Nach der Einlagerung erhält die zuständige Person automatisch eine Benachrichtigung. Die Abholung kann beispielsweise per QR-Code, PIN oder Mitarbeiterausweis erfolgen und wird digital dokumentiert.

Am Nachmittag holt die Mitarbeiterin die Sendung selbstständig ab. Im System wechselt der Status entsprechend. Für die interne Logistik ist der Vorgang damit abgeschlossen, ohne dass eine persönliche Übergabe koordiniert werden musste.

Gerade bei hohem Paketaufkommen können solche Übergabestationen deshalb mehr sein als ein zusätzlicher Aufbewahrungsort. Sie entkoppeln Paketannahme und Abholung zeitlich voneinander.

Nicht jedes Paket gehört in einen Smart Locker

Eine größere Lieferung mit mehreren Kartons soll dagegen vom zentralen Wareneingang in einen Diagnostikbereich eines anderen Gebäudes gebracht werden. Hier beginnt der innerbetriebliche Transport.

Fachbereiche können Transportbedarfe digital anmelden. Im COSYS WebDesk werden daraus Aufträge mit Absender, Empfänger, Start- und Zielort sowie weiteren Transportinformationen. Die Disposition kann offene Aufträge filtern, priorisieren und Mitarbeitenden oder Touren zuweisen. Mehrere Stopps lassen sich zu einer Tour zusammenfassen.

Der Mitarbeiter sieht seine Aufträge mobil, übernimmt die Sendungen per Scan und dokumentiert die einzelnen Transportstatus. So lässt sich auch bei mehreren Gebäuden nachvollziehen, ob Material noch am Wareneingang steht, bereits unterwegs ist oder den Zielbereich erreicht hat.

Eine Lagerverwaltung spielt dabei nur dort eine Rolle, wo Materialien tatsächlich bevorratet werden. Sendungen können beispielsweise einem Lagerplatz zugeordnet werden, bevor sie später weiterverteilt werden. Der Schwerpunkt bleibt jedoch auf dem Sendungsfluss innerhalb des MVZ.

Auch der Weg nach draußen gehört zur Materiallogistik

Material bewegt sich nicht ausschließlich vom Wareneingang zum Fachbereich. Falsch gelieferte Ware muss zurück zum Lieferanten, Geräte werden zum Service geschickt oder interne Sendungen sollen einen anderen Standort erreichen.

COSYS bildet deshalb auch Retouren und ausgehende Sendungen ab. In der COSYS Paket App stehen unter anderem Funktionen für interne Retouren und die Übergabe von Retouren an KEP-Dienstleister zur Verfügung. Dabei werden Sendung, Paketdienst und Bearbeitungsschritt digital dokumentiert.

Über die DHL-Schnittstelle von COSYS kann dieser Prozess zusätzlich in den Versand eingebunden werden. Dadurch lassen sich ausgehende Sendungen und Retouren komfortabel aus dem internen Prozess heraus für den DHL-Versand vorbereiten. Für ein MVZ entsteht damit keine digitale Sackgasse am Warenausgang. Material kann vom Eingang über die interne Verteilung bis zum erneuten externen Versand in einem zusammenhängenden Workflow bearbeitet werden.

Aus Paketaufkommen werden planbare Prozesse

Bei 20 Paketen am Tag fallen Ineffizienzen möglicherweise kaum auf. Bei mehreren Standorten und hunderten wöchentlichen Sendungsbewegungen sieht das anders aus.

Die während der Postverteilung und des IBT entstehenden Daten lassen sich mit COSYS Business Intelligence auswerten. Dashboards können beispielsweise Sendungsmengen, Bearbeitungszeiten, Smart Locker Fachbelegungen und interne Transporte darstellen. Dadurch wird sichtbar, wann besonders viele Lieferungen eintreffen, welche Bereiche das höchste Paketaufkommen verursachen oder wo lange Durchlaufzeiten entstehen.

Das COSYS Konzept verbindet dafür mobile Datenerfassung, Paketmanagement, Smart Locker, innerbetrieblichen Transport, Hardware und Services mit Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Für große MVZ entsteht so keine Ansammlung einzelner Digitalisierungslösungen, sondern eine skalierbare Infrastruktur für die interne Materialversorgung.

Auch rund um die expopharm 2026 in München lohnt sich der Blick auf solche digitalen Versorgungsprozesse im Healthcare-Umfeld.

Sie möchten die digitale Paketannahme und interne Verteilung selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit.