Erfolgreiche Unterstützung der Veeva Vault CRM Migration bei Bayer Vital durch Sycor

Ein zentrales System, mit dem die Außendienstmitarbeiter:innen  und Innendienstmitarbeiter:innen der Pharma-Sparte ihre täglichen Sales-Aktivitäten planen und dokumentieren, sollte auf die neueste Plattform Veeva Vault CRM migriert werden, da die bisherige Veeva CRM-Lösung zum September 2029 abgekündigt wurde. Somit ist Bayer eines der ersten Unternehmen, die global diese Migration angegangen sind und dabei für den deutschen Markt auf Unterstützung von Sycor gesetzt hat.

Die Migration auf Veeva Vault CRM stellte für Bayer Vital einen strategisch wichtigen Schritt dar, der mit hoher technischer Komplexität, engen zeitlichen Vorgaben und unmittelbarer geschäftlicher Relevanz verbunden war. In dieser Phase erwies sich die professionelle und engagierte Unterstützung durch Sycor als ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Zusammenarbeit war geprägt von partnerschaftlicher Verantwortung, hoher fachlicher Kompetenz und einer ausgeprägten Kundenorientierung.

Frühe Einbindung in der UAT-Phase – Verantwortung von Anfang an

Bereits in der User Acceptance Testing Phase im Dezember 2025 wurde Sycor frühzeitig in das Projekt eingebunden und übernahm von Beginn an aktiv Verantwortung. Das Team arbeitete eng mit den internen Projektverantwortlichen zusammen, validierte Testergebnisse sorgfältig und kommunizierte strukturierte Rückmeldungen. Kritische Themen wurden frühzeitig und proaktiv weitergeleitet, und Sycor begleitete die Phase mit einem durchgängig ausgeprägten Blick auf die Auswirkungen für die Anwenderinnen und Anwender sowie auf die Stabilität des Gesamtsystems. Diese frühe Einbindung schuf Transparenz, stärkte das Vertrauen und bildete eine belastbare Grundlage für den erfolgreichen Go‑Live.

Go-Live & Hypercare – Stabilität in einer dynamischen Phase

Im Umfeld des Go-Live im Februar 2026, der durch eine starke operative Dynamik geprägt war, spielte der Sycor-Support sowohl im Level 1 als auch im Level 2 mit einem 7-köpfigen Team mit einer hohen Verfügbarkeit und Präsenz eine entscheidende Rolle. „Durch proaktives Eskalieren wichtiger Sachverhalte, kreative und zugleich pragmatische Lösungsansätze sowie ein konsequentes Nachverfolgen offener Punkte gelang es uns mit Hilfe des Sycor-Supports, in der ersten Woche nach dem Go‑Live eine spürbare Stabilisierung zu erreichen, die in der darauffolgenden Woche weiter gefestigt wurde“, so Fang Ley, Leiterin Company Management der Bayer Vital und Projektlead des Vault CRM Migration Core Teams. „Entscheidend für uns: trotz der Migration blieb unser operatives Geschäft durchgängig handlungsfähig.“

Haltung & Menschlichkeit – Mehr als technische Unterstützung

„Was wir am Sycor-Team schätzen, ist neben der fachlichen Expertise die Haltung und Empathie. Die Mitarbeitenden begleiteten das Projekt und die Anwenderinnen und Anwender mit spürbarer Empathie und bewiesen ein tiefes Verständnis für geschäftliche Prioritäten sowie für die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder“, so Fang Ley. Das unterstreicht auch Ali Sahbaz, Service Manager für Bayer Vital bei Sycor: „Wir rücken stets das Gesamtbild in den Fokus, statt uns auf die reine Abarbeitung einzelner Tickets zu beschränken. In einer anspruchsvollen Hypercare‑Phase ist die persönliche und direkte Erreichbarkeit von großer Bedeutung und stellt einen wichtigen Stabilitätsfaktor für das gesamte Projekt dar.“

User Enablement – Stabilität durch Interaktion mit Usern

Um die Anwenderinnen und Anwender gezielt zu unterstützen, führte Sycor Live‑Demo‑Sessions mit einem erfahrenen Trainer durch. Diese Sitzungen richteten sich jeweils an unterschiedliche Nutzergruppen, behandelten jedoch denselben thematischen Inhalt. Durch die wiederholte Durchführung konnten typische Fragestellungen frühzeitig erkannt, Dynamiken innerhalb der Anwendergruppen richtig eingeordnet und die Inhalte sukzessive geschärft werden. „Die dritte Session führte schließlich zu einer besonders gelungenen Aufzeichnung, die wir inzwischen als qualitativ hochwertiges und nachhaltiges Schulungsmaterial einsetzen“, erläutert Fang Ley. Die strukturierte Wiederholung der Inhalte führte zu einer deutlichen Lernkurve und spürbaren Kompetenzsteigerung innerhalb der Nutzerschaft.

Transparenz & Steuerungsfähigkeit – Realistische Einschätzungen als Erfolgsfaktor

„Vor allem möchten wir uns bei Sycor für die transparente und realistische Einschätzung der Situation während der Hypercare‑Phase bedanken. Das Sycor-Team kommunizierte dabei klar, wie sich das Ticket‑Aufkommen entwickelte, bewertete die eigene Auslastung offen und gab verlässliche Prognosen für die kommenden Tage. Diese Transparenz ermöglichte uns eine effiziente Ressourcenallokation sowie eine kostenbewusste Steuerung und eine klare Kommunikation gegenüber Management und Stakeholdern. Zudem konnten die Ressourcen flexibel angepasst werden, sodass die Anforderungen jederzeit bestmöglich erfüllt wurden“, zieht Fang Ley ein Gesamt-Fazit des Sycor-Supports bei der Migration auf Veeva Vault CRM.

Das Projekt in Kürze

Migration von Veeva CRM auf Veeva Vault CRM
Zeitraum: 12.2025 – 03.2026

Aufgaben von Sycor:

• User Acceptance Testing (UAT)
• Testing der Support Prozesse und Admin Funktionalitäten
• Readiness für Vault CRM des bestehenden Support-Teams
• Hypercare während des Go-Live
• Daily Tracking der Issues und Kommunikation mit dem Core Team
• Training Sessions für End-User