Die Personalplanung in einem mittelständischen Unternehmen erfolgt oftmals per Excel. Bei mehreren hundert Mitarbeitern im Schichtbetrieb wird es aber schnell unübersichtlich, und es schleichen sich Fehler ein. Vor dieser Herausforderung stand auch der Mittelständer GEMÜ mit Standort in Emmen, Luzern. GEMÜ ist führend in der Herstellung von Ventil-, Mess- und Regelsystemen für Flüssigkeiten, Dämpfe und Gase. Zudem werden am Schweizer Standort auch Komponenten und Systemlösungen für die Medizintechnik gefertigt. Im Zuge dessen entwickelte der Business Intelligence- und KI-Spezialist Axeed AG ein KI-gestütztes Mitarbeiterplanungstool, um die Arbeitskraft der rund 250 Mitarbeitenden am expandierenden Standort effizient und ressourcenoptimierend planen zu können.

„Mit dem neuen Planungstool der Axeed AG konnte die Personalplanungszeit einer gesamten Abteilung von acht Stunden auf knapp 30 Minuten reduziert werden“, so Gallus Späni, Leiter Produktion Kunststoffspritzguss GEMÜ, über die Zusammenarbeit. Aktuell verwenden bereits fünf Abteilungen im Maschinen- und Produktionsbetrieb das Planungstool, mit der Absicht, dass die gesamte Produktion schrittweise umgestellt wird. Außerdem erwägt GEMÜ das Planungstool an weiteren Standorten einzusetzen.

Seit dem 1. September 2023 ist die neue Personalplanungslösung bei GEMÜ in Betrieb und bietet zahlreiche Vorteile gegenüber dem bislang eingesetzten, Excel-basierten Planungstool: Per Benutzername und Passwort können alle Mitarbeitenden gleichzeitig auf das Tool zugreifen, während Administratoren zudem die Möglichkeit haben, Nutzer hinzuzufügen, zu ändern, zu löschen und Passwörter zurückzusetzen. Einen neuen Mitarbeiter im System zu erfassen, dauert dank wiederkehrender Schichtzuweisungen nur noch wenige Minuten anstatt einiger Stunden. Auch die Jahresplanung erfolgt in einem Bruchteil des vorherigen Zeitaufwands.

„Wir haben das Planungstool extra so gestaltet, dass diejenigen, die zuvor mit Excel gearbeitet haben, das Benutzersystem leicht verstehen, jedoch eine deutliche Zeitersparnis erreicht werden kann“, so Robert Klöpsch, Data Scientist bei der Axeed AG. Daher wird der Mitarbeiterplan visuell auf einer beweglichen Zeitleiste dargestellt, wobei Schichten und Kürzel farblich unterschieden werden und Symbole Abwesenheiten oder Ähnliches kennzeichnen. So erinnert das Layout an Excel, ist jedoch weitaus effizienter.

Das neue Planungstool besitzt außerdem ein integriertes Absenzmanagement, bei dem Mitarbeitende über den eigenen Zugang Absenzen beantragen können, die von Administratoren eingesehen, bestätigt oder abgelehnt werden. Diese werden dann auch grafisch dargestellt, inklusive verschiedener Filteroptionen wie beispielsweise verfügbare Urlaubstage im Vergleich zu Gesamturlaubstagen auf Mitarbeiter-Ebene.

Die App ermöglicht zudem die abteilungsspezifische Konfiguration eines Schichtübergabe-Layouts. Informationen wie Freitext, Maschinen-Informationen, Bilder oder spezifische Anmerkungen für Mitarbeiter in einer bestimmten Schicht können auf Tages- und Schichtebene gespeichert werden.

Durch eine integrierte Schnittstelle ist außerdem die Anbindung eines KI-gestützten Planungsmodells möglich, welches Vorschläge bei Schichtzuweisung und Personaleinsätzen geben kann.

Über die axeed AG

Axeed mit Hauptsitz in Zug ist ein Premium-Anbieter von Business Intelligence & Advanced Analytics Lösungen mit Schwerpunkt Banking, Insurance und Manufacturing. Über branchenspezifische Analytikmodelle generiert Axeed aus unstrukturierten Informationen und strukturierten Datenpunkten, aussagekräftige Insights. Der Spezialist aus Zug unterstützt Kunden aus den Sektoren Banken, Versicherungen und Industrie bei der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien. Das 2012 gegründete Unternehmen hat über 70 Schweizer und internationale Kunden.

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