Vor 15 Jahren war „Bewerbungsportal“ noch ein Fremdwort. Vor zehn Jahren gab es Facebook noch nicht, und vor fünf Jahren wurden die ersten „Save-the-Date“-Nachrichten versendet. In der Zwischenzeit hat sich die Kommunikation in den meisten Unternehmen stark verändert. Doch nicht alle Bereiche können mit dem Wandel schritthalten, und es gibt große Unterschiede zwischen einzelnen Abteilungen. Auf den ersten Blick scheint sich nur eine Sache in den letzten Jahren nicht verändert zu haben: das Schreibtischtelefon.

Doch auch hier gibt es neue Entwicklungen. Schreibtischtelefone können heutzutage mehr als nur eine Gesprächsverbindung aufbauen. Videoanrufe oder die flexible Kontaktaufnahme von unterwegs gehören bereits fest zu den Kommunikationsstrategien vieler Unternehmen. Die folgenden fünf Punkte zeigen auf, welche Chancen moderne Telefonanlagen bieten und welcher Wettbewerbsvorteil sich daraus ziehen lässt. 

1. Modernisierung

Moderne Telefonanlagen bieten heute weitreichende Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten. Sie laufen über eine Cloud und sind dadurch flexible, preiswertere und schlankere Alternativen zu den klassischen Schaltanlagen. Die komplizierte Installation und Verwaltung entfällt, da sich moderne Anlagen ortsunabhängig und schnell einrichten lassen. Geräteumzüge, die Einbindung von Neugeräten und sonstige Änderungen können Unternehmen einfach über ein Webtool managen. Telefonieren, Meetings, Videogespräche– alles läuft über dieselbe Plattform. Das entlastet die Techniker und das IT-Budget, und die Mitarbeiter sind immer erreichbar – ob im Home-Office oder im Büro.

2. Analyse über Cloudsysteme

Ein Nebenprodukt der Unternehmenskommunikation sind Daten, die erfasst, verarbeitet und zur Optimierung genutzt werden können. Marketing und Kundensupport erstellen beispielsweise Verkaufsprognosen auf der Basis von Telefondaten. Die Informationen gelten aber auch als Analysegrundlage für viele andere Unternehmensbereiche. So geben sie unter anderem Aufschluss darüber, wie gut der Kundensupport funktioniert – beispielsweise durch die Messung der Reaktionszeiten der Mitarbeiter sowie die Beurteilung der Lösungsfindung bei einem Anruferproblem. Dadurch lässt sich das gesamte Support-Telefonerlebnis verbessern. 

Moderne Telefonanlagen bieten Funktionen wie Softphone und Mobilgeräte-Apps, über die Mitarbeiter standortsunabhängig miteinander in Kontakt treten können. Das erleichtert die Arbeit der mobilen Angestellten, da sie überall über ihre geschäftlichen Nummern erreichbar sind, während weiter Daten erfasst werden.  

3. Prozessautomatisierung

Feste Schreibtischtelefone werden heutzutage nur noch selten genutzt, und auch die Mailbox hört kaum jemand ab. Bei modernen Telefonsystemen in der Cloud fallen umständliche Verfahren wie die Einrichtung einer Tagschaltung weg. Die Automatisierung der Abläufe, die Verlagerung auf ein Smartphone sowie die Verwaltung über eine einzige Web-Oberfläche verringern den Workload. Weitere Entlastung bringen gehostete Unified-Communications-Lösungen. Hier nimmt der Anbieter notwendige Upgrades vor, und die Systemfunktionen bleiben auf dem neusten Stand. 

4. Mehr Produktivität durch integrierte Funktionen

Moderne professionelle Telefonsysteme sind zudem in der Lage, sich mit Unternehmenssoftware zu verbinden – etwa mit Microsoft Outlook, Office-365-Anwendungen sowie mit CRM-Plattformen wie Salesforce, Zoho oder Microsoft Dynamics. Dies eröffnet neue Möglichkeiten in der Beratung. Während eines Calls können Notizen in einem Popup-Fenster gespeichert und aktualisiert werden, ohne dabei in die Datenbank zu wechseln. Auch mit Software für das Patient-Relationship-Management oder das Dealership-Management sowie mit Compliance- oder Vermögensverwaltungslösungen lässt ich ein Telefonsystem verbinden. 

5. Bessere Verkaufschancen

Verkaufschancen bieten sich nicht nur im Vertrieb, sondern unternehmensweit. Mit einem modernen Telefonsystem lassen sich diese Möglichkeiten effektiv nutzen. Es fungiert als Verkaufstool, um die Interaktion mit Kunden zu verbessern und dadurch die Markentreue zu erhöhen. Sowohl bei Bestandskunden als auch bei Interessenten ist es deshalb wichtig, auf die Gesprächspartner einzugehen und ihnen die bestmögliche Beratung zu liefern. Methoden aus Verkauf und Support können dabei als Vorbild für andere Unternehmensbereiche dienen. 

Cloud-Telefonie als Chance 

Das Upgrade zu einer modernen Telefonanlage, die über die Cloud funktioniert, bringt viele Vorteile. Die Umstellung ist unkompliziert, und das neue Kommunikationssystem erleichtert den Mitarbeitern sowohl die interne als auch die externe Kommunikation. Davon profitieren vor allem Unternehmen, die hybrides Arbeiten anbieten. Über die Cloud lassen sich Funktionen sowohl im Webbrowser als auch als Desktop-Anwendung nutzen. Dadurch können die Mitarbeiter neben ihren Smartphones auch die stationären Telefone weiter verwenden. Um die Kommunikation so effizient wie möglich zu gestalten, lassen sich über die Cloud zudem Chats und Abrechnungsdienste hinzufügen. Cloud-Telefonie ist die Zukunft der effizienten Kommunikation.

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