Inventur ohne WLAN: So funktioniert die Bestandserfassung offline

Die Folgen sind teuer. Zählteams weichen auf Papier aus und übertragen später manuell, Zählplätze werden vergessen, Mengen falsch abgeschrieben. Jede nachträgliche Erfassung ist eine zusätzliche Fehlerquelle und schwächt die Nachvollziehbarkeit gegenüber dem Wirtschaftsprüfer. Am Ende stehen Inventurdifferenzen, deren Ursache sich im Nachhinein nicht mehr rekonstruieren lässt.

Was passiert bei einer Offline Inventur mit den erfassten Daten?

Eine echte Offline Inventur bedeutet nicht, dass Daten irgendwo zwischengeparkt werden. Die COSYS Inventur App arbeitet autark auf dem MDE-Gerät: Artikelstamm und Erfassungslogik liegen lokal vor, die Prüfung von EAN, Menge und Lagerplatz erfolgt direkt beim Scan – ohne Serverabfrage.

Der Ablauf bleibt der gewohnte: Zählplatz auswählen, Artikel scannen, Menge eingeben, Position bestätigen. Bereits ohne Verbindung meldet die App unbekannte Artikel und unplausible Mengeneingaben direkt am Gerät, sodass der Zähler die Ware noch vor Ort in der Hand hat. Sobald das Gerät wieder Funkkontakt bekommt oder in die Dockingstation kommt, überträgt es die Sätze automatisch in den COSYS WebDesk – dort erfolgt dann der Abgleich über alle Geräte hinweg, inklusive Erkennung doppelt bebuchter Zählplätze.

Wie bleibt die Inventur trotz Offline-Betrieb transparent?

Offline-Erfassung bedeutet nicht, dass die Inventurleitung auf eine zentrale Auswertung verzichten muss. Nach der Datenübertragung lassen sich Zählstände und vorhandene Prozessdaten im COSYS WebDesk zentral auswerten.

Bei vorbereiteten Zählbereichen kann geprüft werden, welche Bereiche bereits bearbeitet wurden und wo weitere Kontrollen oder Nachzählungen notwendig sind. Die digitale Erfassung schafft damit eine nachvollziehbare Grundlage für Nachbereitung und Prüfung.

Aufträge und Zähllisten können im WebDesk vorbereitet und auf mobile Geräte übertragen werden. Abgearbeitete Bewegungsdaten lassen sich anschließend je nach Systemlandschaft online oder gesammelt weiterverarbeiten beziehungsweise an angebundene Systeme übergeben.

Welche Geräte eignen sich für die Erfassung ohne Netz?

Für Außenlager, große Verkaufsflächen oder schwer erreichbare Lagerbereiche sind robuste MDE-Geräte mit geeigneter Scan-Engine und ausreichender Akkulaufzeit besonders sinnvoll.

COSYS bietet Mietgeräte für Inventurzeiträume an. Diese können passend zum Inventurprozess vorkonfiguriert bereitgestellt werden Bei Bedarf unterstützt COSYS MDM zusätzlich die zentrale App-Verteilung, Gerätekonfiguration und Remote-Unterstützung. COSYS Mobile Device Management. So lassen sich Software, mobile Hardware und technischer Support zu einem gemeinsamen Inventurprozess kombinieren.

Praxistipp: Der Trockenlauf im toten Winkel

Suchen Sie sich vor dem Stichtag bewusst die schlechteste Ecke Ihres Standorts – das Außenlager, den Kellergang, die hinterste Regalreihe. Lassen Sie dort 20 Minuten zählen, anschließend synchronisieren und im WebDesk prüfen, ob jede Position angekommen ist. Wer diesen Test bestanden hat, muss sich am Inventurtag über Funkabdeckung keine Gedanken mehr machen.

Sie möchten Ihre Inventur auch ohne durchgängiges WLAN zuverlässig und nachvollziehbar durchführen?

Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Offline Inventur. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.