Wann lohnt sich ein Smart Locker? Wenn Übergaben zum Zeitfresser werden

Mehr als ein abschließbares Fach

Ein Smart Locker ist eine digital gesteuerte Schließfachanlage für die sichere Ausgabe, Rückgabe und Zwischenlagerung von Gegenständen. Berechtigte Personen öffnen ihr zugewiesenes Fach beispielsweise per PIN, QR-Code, NFC-Chip, Mitarbeiterausweis oder Smartphone.

Anders als ein herkömmlicher Schrank bildet die Smart-Locker-Lösung von COSYS jeden Vorgang digital ab. Unternehmen erkennen, welche Fächer belegt sind, wer einen Gegenstand abgeholt hat und welche Rückgaben noch ausstehen. Automatische Fachreservierungen, Benachrichtigungen und Übergabenachweise machen aus einem Aufbewahrungsort einen kontrollierbaren Bestandteil des Arbeitsprozesses.

Diese Anzeichen sprechen für eine automatisierte Übergabe

Ein Smart Locker lohnt sich besonders, wenn wiederkehrende Übergaben viel Arbeitszeit beanspruchen. Typische Hinweise sind lange interne Wege, mehrfach erforderliche Benachrichtigungen, erfolglose Zustellversuche, überfüllte Ausgabebereiche oder regelmäßig gesuchte Gegenstände.

Auch Schichtarbeit, Homeoffice, Desk Sharing, mehrere Gebäude und wechselnde Arbeitsplätze erhöhen den Nutzen. Ausgabe- und Empfangspersonal sind dann häufig nicht gleichzeitig anwesend. Bereits ein überschaubares Übergabevolumen kann eine Anlage rechtfertigen, wenn jeder einzelne Vorgang Wartezeiten, Laufwege oder eine aufwendige Dokumentation verursacht. Eine pauschale Mindestanzahl notwendiger Übergaben gibt es daher nicht.

Eine Anlage für verschiedene Einsatzgebiete

Der wichtigste Einsatzbereich in Unternehmen ist die interne Post- und Paketverteilung. Eingehende Sendungen werden erfasst, einem Empfänger zugeordnet und sicher hinterlegt. Nach der automatischen Benachrichtigung kann das Paket unabhängig von der persönlichen Anwesenheit der Poststelle abgeholt werden.

Darüber hinaus unterstützt COSYS weitere Ausgabe- und Rückgabeprozesse:

• IT-Equipment: Laptops, Tablets, Smartphones, MDE-Geräte, Scanner und Zubehör lassen sich Mitarbeitern eindeutig zuordnen. Elektrifizierte Fächer können geeignete Geräte während der Lagerung laden und für den nächsten Einsatz vorbereiten.
• New-Work-Modelle: Bei Homeoffice und wechselnden Arbeitsplätzen dienen die Fächer als persönliche Übergabe- oder Aufbewahrungspunkte.
• PSA-Ausgabe: Handschuhe, Schutzbrillen, Gehörschutz und Schutzhelme können kontrolliert und schichtunabhängig bereitgestellt werden.
• Click & Collect: Vorbestellte Waren stehen innerhalb eines festgelegten Zeitraums zur selbstständigen Abholung bereit.
• Werkzeug- und Materialausgabe: Werkzeuge, Messgeräte, Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien werden berechtigten Personen zugeordnet. Bei rückgabepflichtigen Gegenständen dokumentiert das System zusätzlich die Rückgabe.

Eine Anlage kann mehrere dieser Prozesse gleichzeitig unterstützen, wenn Benutzergruppen, Berechtigungen und Buchungen klar voneinander getrennt werden. Alternativ lassen sich mehrere Smart Locker gezielt an unterschiedlichen Abteilungen, Gebäuden oder Standorten einsetzen.

Die Wirtschaftlichkeit beginnt beim bestehenden Aufwand

Für eine fundierte Bewertung sollten Unternehmen zunächst Übergabeanzahl, Bearbeitungszeiten, Laufwege, Rückfragen, Suchzeiten und Verluste erfassen. Eine erste Orientierung bietet folgende Rechnung:

Übergaben pro Monat × Zeitaufwand je Übergabe × interne Personalkosten

Hinzu kommen mögliche Einsparungen durch weniger Verluste, kürzere Liegezeiten und die schnellere Verfügbarkeit wichtiger Arbeitsmittel. Diesen Vorteilen stehen Anschaffungs-, Software-, Integrations-, Wartungs- und Betriebskosten gegenüber.

Bei wenigen unregelmäßigen Übergaben ohne größeren Personalaufwand kann ein konventioneller Prozess wirtschaftlicher bleiben. Auch ungeeignete Abmessungen, hohes Gewicht oder besondere Sicherheitsanforderungen können gegen eine Schließfachübergabe sprechen.

Erst der Prozess, dann die Hardware

Ohne eine geeignete Software wird manueller Aufwand häufig nur verlagert. COSYS verbindet Einlagerung, Benachrichtigung, Zugangssteuerung, Abholung und Rückgabe in einem durchgängigen System. Schnittstellen zu ERP-, Warenwirtschafts-, IT- und HR-Systemen unterstützen die Einbindung in vorhandene Infrastrukturen. Cloud- und On-Premise-Betrieb, unterschiedliche Fachgrößen sowie modular erweiterbare Anlagen ermöglichen eine bedarfsgerechte Umsetzung.

Gemeinsam mit COSYS können Unternehmen prüfen, welche Standorte, Fachgrößen, Zugangsarten und Prozesse zum tatsächlichen Bedarf passen. Eine individuelle Beratung oder Systemdemo zeigt, wie sich die Lösung in bestehende Abläufe integrieren lässt.

Fazit

Ein Smart Locker lohnt sich, wenn persönliche Übergaben regelmäßig Zeit kosten, flexible Abholungen benötigt werden oder eine zuverlässige Dokumentation fehlt. Besonders wirtschaftlich wird die Lösung, wenn sie mehrere wiederkehrende Prozesse automatisiert und mit einer passenden Software verbunden ist.

Tipp:

Das Übergabeaufkommen sollte vor der Anschaffung über mehrere Wochen erfasst werden. Dadurch wird sichtbar, ob eine Anlage genügt oder verschiedene Unternehmensbereiche eigene Smart Locker benötigen.