Probenbereitstellung ohne persönliche Übergabe – wie funktioniert das?

Genau an dieser Stelle entsteht ein vermeidbarer organisatorischer Zwang. Der Empfänger muss verfügbar sein, die Übergabe muss abgestimmt werden und bei Verzögerungen bleibt die Sendung zunächst am ursprünglichen Übergabepunkt liegen.

Eine digital gesteuerte Probenbereitstellung kann Übergabe und Abholung zeitlich voneinander trennen. Entscheidend ist dabei allerdings nicht allein der Smart Locker. Erst die Kombination aus digitaler Sendungserfassung, eindeutiger Fachzuordnung, dokumentierter Abholung und innerbetrieblichem Transport macht daraus einen nachvollziehbaren Prozess.

Von der eingehenden Probe bis zum Übergabefach

Mit der COSYS Postverteilung Software können eingehende Sendungen bereits bei ihrer Annahme per Barcode erfasst werden. Dabei wird dokumentiert, wann eine Sendung eingetroffen ist und welchem Empfänger oder Bereich sie zugeordnet wurde. Der weitere Status bleibt anschließend im COSYS WebDesk nachvollziehbar.

Das ist auch für Probenversand und Probentransport interessant. Statt eine Sendung nach der Annahme lediglich auf einem Tisch oder in einem Sammelbereich abzulegen, erhält sie einen digitalen Vorgang.

Soll die Probe nicht sofort weitertransportiert werden, kann ein angebundener COSYS Smart Locker als kontrollierte Übergabestation dienen. Ein geeignetes Fach wird der Sendung zugeordnet und die Probe dort bereitgestellt. Der Empfänger wird über die hinterlegte Abholmöglichkeit informiert. Für die Identifikation können je nach Konfiguration beispielsweise QR-Code, PIN, NFC oder vorhandene Mitarbeitermedien genutzt werden.

Damit ist nicht mehr die Anwesenheit zweier Personen der entscheidende Übergabepunkt. Entscheidend ist die dokumentierte Einlagerung und spätere Entnahme.

Eine Probe wartet auf das Labor und nicht auf einen Mitarbeiter

Ein Beispiel aus einem größeren Diagnostikzentrum zeigt den Unterschied. Am Nachmittag trifft eine Sendung mit Probenbehältern für einen spezialisierten Laborbereich ein. Die zuständige Mitarbeiterin arbeitet gerade in einem anderen Gebäudeteil. Der interne Kurier könnte warten, später erneut vorbeikommen oder die Sendung irgendwo zwischenlagern.

Digital läuft der Vorgang anders.

Die Sendung wird bei der Annahme gescannt und dem vorgesehenen Laborbereich zugeordnet. Anschließend wird sie in einem dafür vorgesehenen Übergabefach bereitgestellt. Das System kennt damit Sendung, Empfänger und belegtes Fach.

Die Mitarbeiterin kann die Sendung später selbstständig entnehmen. Die Abholung wird im System dokumentiert und der Sendungsstatus entsprechend aktualisiert. Je nach Prozess kann eine Übergabe zusätzlich mit einer digitalen Unterschrift bestätigt werden.

Für die Verantwortlichen bleibt damit nachvollziehbar, ob eine Sendung noch bereitliegt oder bereits abgeholt wurde. Gerade bei vielen parallel laufenden Sample-Management-Prozessen ist dieser Unterschied wichtiger als die reine Möglichkeit, ein Fach elektronisch zu öffnen.

Wenn Proben zwischen Gebäuden transportiert werden müssen

Nicht jede Probe wird direkt vom Empfänger abgeholt. Auf größeren Life-Science-Standorten, in Diagnostikzentren oder auf einem Klinik- beziehungsweise Laborcampus können zwischen Annahmestelle und Zielbereich erhebliche Wege liegen.

Dann lässt sich die digitale Postverteilung mit dem COSYS innerbetrieblichen Transport (IBT) verbinden.

Für eine Sendung kann ein Transportauftrag mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität angelegt werden. Mitarbeitende des internen Transportdienstes sehen ihre Aufträge mobil. Übernahme, Transport und Übergabe werden über Statusbuchungen dokumentiert. So bleibt die Chain of Custody innerhalb des organisatorischen Material- und Sendungsflusses besser nachvollziehbar.

Der Smart Locker kann dabei an unterschiedlichen Stellen eingesetzt werden. Er kann Ausgangspunkt eines Transportauftrags sein, wenn ein Kurier eine bereitgestellte Sendung übernimmt. Ebenso kann er am Ziel als Übergabepunkt dienen, wenn das Laborpersonal die Probe erst später abholen kann.

Der Schrank ersetzt also nicht den innerbetrieblichen Transport. Er schließt vielmehr die zeitliche Lücke zwischen zwei Prozessschritten.

Fachauslastung ist mehr als eine Zahl auf dem Dashboard

Besonders interessant wird die Probenbereitstellung, wenn die Nutzungsdaten des Smart Lockers ausgewertet werden. Denn ein belegtes Fach erzeugt Informationen darüber, wann, wie lange und in welcher Größe Kapazität benötigt wird.

COSYS Business Intelligence kann beispielsweise die durchschnittliche Fachauslastung, Verweildauer und Zahl der Übergaben sichtbar machen. Auch Öffnungen, besonders stark genutzte Zeiten und unterschiedliche Fachgrößen können betrachtet werden.

Das beantwortet sehr konkrete Fragen. Sind kleine Fächer regelmäßig ausgelastet, während große Fächer überwiegend frei bleiben? Liegen Sendungen häufig mehrere Tage im Schrank? Entstehen zwischen 10 und 12 Uhr regelmäßig Auslastungsspitzen? Welche Standorte benötigen besonders viele Übergabefächer?

Auch die Fachgrößennutzung ist relevant. Werden überwiegend Fächer der Größe M benötigt, lässt sich eine zukünftige Locker-Konfiguration anders planen, als wenn regelmäßig große Probenversandboxen bereitgestellt werden.

Forecasting macht aus historischen Daten Kapazitätsplanung

Noch einen Schritt weiter geht die vorausschauende Analyse. Historische Auslastungsdaten können genutzt werden, um die zukünftige Belegung einzuschätzen. Im COSYS Dashboard lassen sich dafür beispielsweise historische Fachauslastung und Forecast gegenüberstellen.

Erwartet das System für einen kommenden Zeitraum eine deutlich höhere Auslastung, können Verantwortliche frühzeitig reagieren. Relevant sind dabei nicht nur Durchschnittswerte. Ein erwarteter Peak, die niedrigste prognostizierte Auslastung oder besonders lange Verweildauern einzelner Fachgrößen liefern wesentlich konkretere Hinweise für die Planung.

Damit verändert sich die Rolle des Smart Lockers. Aus einer reinen Übergabestation wird eine messbare Komponente der internen Logistik.

Probenbereitstellung als durchgängiger digitaler Prozess

COSYS verbindet dafür Postverteilung, Smart Locker und innerbetrieblichen Transport auf einer gemeinsamen Prozessbasis. Mobile Datenerfassung und passende Hardware dokumentieren die operativen Schritte. Der WebDesk schafft Transparenz über Sendungen und Fächer. Business Intelligence, Forecasting und Prozessdatenanalyse machen sichtbar, wie die Übergabestruktur tatsächlich genutzt wird.

Für Großlabore und Diagnostikzentren bedeutet das vor allem eines: Die persönliche Übergabe muss nicht mehr der Flaschenhals zwischen zwei Prozessschritten sein.

Sie möchten digitale Sendungserfassung und interne Übergabeprozesse selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit.