SAP®-Archivierung neu gedacht: Warum Managed Services zum Stabilitätsfaktor moderner SAP-Landschaften werden

In vielen Unternehmen fristet das Thema SAP-Archivierung seit Jahren ein Schattendasein. Solange Systeme stabil laufen und Audits ohne Beanstandungen verlaufen, wird der Archivbetrieb kaum wahrgenommen. Gleichzeitig gehört Archivierung zu den Bereichen der SAP-Landschaft, die fachlich anspruchsvoll sind, aber selten strategisch priorisiert werden. Der laufende Betrieb wird häufig als notwendige Pflichtaufgabe betrachtet, nicht als gestaltbares Element der IT-Architektur.

Diese Haltung gerät zunehmend unter Druck. Fachkräftemangel, demografischer Wandel sowie der Übergang zu SAP S/4HANA und SAP RISE verändern die Rahmenbedingungen grundlegend. Archivierung entwickelt sich damit von einem vermeintlichen Randthema zu einem strukturellen Faktor für Kosten, Stabilität und Governance der gesamten SAP-Landschaft.

Fachkräftemangel, Demografie und fehlende Attraktivität des Themas

Der Mangel an qualifizierten SAP-Fachkräften wird häufig als Hauptursache für Probleme im Betrieb genannt. In der Praxis zeigt sich jedoch ein differenzierteres Bild. Zwar sind grundsätzlich SAP-Expertinnen und -Experten am Markt verfügbar, doch Themen wie SAP-Archivierung gelten intern oft als wenig attraktiv. Sie stehen im Schatten von Transformationsthemen wie Cloud, S/4HANA oder neuen Plattformdiensten.

Hinzu kommt der demografische Wandel. Viele der erfahrenen SAP-Spezialisten, die über tiefes Wissen zu Archivierungsobjekten, Aufbewahrungsregeln und historischen Eigenheiten von Systemlandschaften verfügen, stehen kurz vor dem Ruhestand oder haben das Unternehmen bereits verlassen. Das vorhandene Wissen ist häufig schlecht dokumentiert und stark personenabhängig. Der systematische Aufbau neuen Know-hows ist zeitintensiv und schwer zu skalieren.

Für CIOs, CTOs und SAP-Leitungen entsteht daraus ein strukturelles Problem. Verantwortung für den Archivbetrieb bleibt ungeklärt, Aufgaben werden nebenbei erledigt und Risiken entwickeln sich schleichend. Sichtbar werden sie meist erst dann, wenn Audits anstehen, Störungen auftreten oder größere Transformationen vorbereitet werden.

Archivierung als Bestandteil der SAP-Kernarchitektur

Gleichzeitig ist SAP-Archivierung längst kein isoliertes Subsystem mehr. Archivlösungen sind heute eng mit der produktiven SAP-Landschaft verzahnt. Fachprozesse aus Finanzwesen, Logistik, Einkauf oder Vertrieb greifen regelmäßig auf archivierte Daten und Dokumente zu. Historische Belege sind Voraussetzung für Nachvollziehbarkeit, Prüfungen und Auswertungen.

Störungen im Archiv wirken sich daher nicht nur technisch aus, sondern haben unmittelbare fachliche Konsequenzen. Buchungen lassen sich nicht anzeigen, Belege fehlen in Prüfungen, Auswertungen sind unvollständig. Die Verfügbarkeit des Archivs ist damit Teil der Gesamtverfügbarkeit der SAP-Landschaft.

Für CIOs und CTOs bedeutet das, Archivierung architektonisch mitzudenken und nicht als Einzellösung zu betrachten. Für SAP-Leitungen wird der Archivbetrieb zum operativen Stabilitätsfaktor im Tagesgeschäft.

Vom Projekt zur Daueraufgabe

In vielen Unternehmen wurde Archivierung im Rahmen einzelner Projekte eingeführt. Typische Auslöser sind Performanceprobleme, Audits oder größere Systemwechsel. Nach Abschluss des Projekts fehlt jedoch häufig eine strukturierte Übergabe in den Regelbetrieb. Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege sind nicht klar definiert.

Der Betrieb wird an einzelne Personen gebunden oder neben anderen SAP-Aufgaben erledigt. Dokumentation veraltet schnell, Wissen bleibt implizit. Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel entstehen Lücken, die sich erst unter Belastung zeigen. Archivierung wird reaktiv betrieben, nicht planbar.

Aus Sicht des Managements ist das problematisch. Projektabschlüsse garantieren keine nachhaltige Betriebsfähigkeit. Gerade in einer Zeit, in der SAP-Landschaften kontinuierlich weiterentwickelt werden, braucht es stabile Betriebsmodelle statt punktueller Lösungen.

Wachsende Datenmengen als Kosten- und Risikofaktor

Mit SAP HANA hat sich die Kostenlogik der SAP-Systeme verändert. Als In-Memory-Datenbank macht SAP HANA Datenvolumen unmittelbar kostenrelevant. Wachsende Datenbanken erhöhen den Speicherbedarf und damit die laufenden Betriebskosten. Dokumente und Daten, die fachlich nicht mehr aktiv genutzt werden, verbleiben dennoch im System, wenn Archivierung nicht konsequent betrieben wird.

Im Kontext von SAP RISE gewinnt dieser Aspekt weiter an Bedeutung. Die Größe der SAP-Landschaft beeinflusst direkt die Kostenstruktur des Betriebsmodells. Archivierung wird damit zu einem Hebel für Kostensteuerung, nicht nur zu einem Compliance-Thema.

Hinzu kommen indirekte Kosten. Regelmäßige Upgrade- und Releaseprojekte, Herstellerwartung, Infrastrukturinvestitionen sowie interne und externe Personalkosten belasten Budgets dauerhaft. Ohne geregelten Archivbetrieb entwickeln sich diese Kosten häufig unkontrolliert.

Verantwortung und Governance im Mehrparteien-Setup

Typische SAP-Landschaften bestehen heute aus mehreren Beteiligten. SAP-Software, Archivlösung, Hosting oder Cloud-Infrastruktur und Betrieb liegen häufig bei unterschiedlichen Partnern. In diesem Mehrparteien-Setup sind Zuständigkeiten bei Störungen oder Audits nicht immer eindeutig geregelt.

Eskalationswege werden zwar definiert, im Alltag aber selten gelebt. Verantwortung wird zwischen Partnern verschoben. Für CIOs und CTOs bleibt die Gesamtverantwortung dennoch bestehen. SAP-Leitungen stehen operativ in der Pflicht, Fragen zu beantworten und Lösungen herbeizuführen.

Governance-Lücken entstehen nicht durch Technik, sondern durch unklare Verantwortungsmodelle. Gerade im Archivbetrieb, der selten im Fokus steht, zeigen sich diese Schwächen besonders deutlich.

Audit-, Compliance- und Nachweispflichten

Archivierung ist ein wiederkehrendes Thema in Audits und Prüfungen. Gefragt wird nach Vollständigkeit, Verfügbarkeit, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepten. In vielen Fällen funktionieren die Systeme technisch, doch es fehlen prüffähige Prozesse und eine nachvollziehbare Dokumentation des laufenden Betriebs.

Compliance entsteht nicht durch Installation, sondern durch dauerhaft gelebte Prozesse. Für CIOs sind Audit-Feststellungen ein Managementthema. SAP-Leitungen liefern die operativen Nachweise. Ohne klaren Archivbetrieb wird jede Prüfung zur Einzelaktion.

SAP Archive Managed Service als Betriebsmodell

Vor diesem Hintergrund gewinnt das Konzept eines SAP Archive Managed Service an Bedeutung. Fachlich beschreibt ein solcher Service die Übernahme des laufenden Betriebs und der Betreuung der SAP-Archivierung. Im Fokus stehen nicht einzelne Technologien, sondern Verantwortung, Stabilität und Governance.

Ein Archive Managed Service grenzt sich von klassischen Projekt- oder Lizenzmodellen ab. Archivierung wird als dauerhafte Serviceleistung verstanden, nicht als einmalige Implementierung. Ziel ist ein planbarer Betrieb mit klaren Zuständigkeiten.

Unterschiedliche Betriebsrealitäten erfordern unterschiedliche Modelle

Unternehmen unterscheiden sich erheblich in ihrer Ausgangssituation. Manche verfügen über eigene Infrastruktur und bestehende Lizenzen, andere möchten Verantwortung vollständig auslagern. Ein tragfähiger Managed-Service-Ansatz muss diese Realität abbilden können.

In der Praxis haben sich unterschiedliche Konstellationen etabliert. Ein vollständig cloudbasiertes SaaS-Modell bündelt Infrastruktur, Lizenz sowie Betrieb und Betreuung in einer Hand. Hybride Modelle übernehmen Betrieb, Betreuung und Lizenz, während bestehende Infrastruktur weitergenutzt wird. In anderen Fällen steht die reine Betriebs- und Betreuungsleistung im Vordergrund, wenn Infrastruktur und Lizenzen bereits vorhanden sind.

Entscheidend ist nicht das Modell selbst, sondern die Anpassungsfähigkeit an die Organisation des Kunden. Ein SAP Archive Managed Service muss sich an bestehende Strukturen anpassen, nicht umgekehrt.

Archivierung im Kontext von Transformation

„Auch im Zuge von S/4HANA-Migrationen und SAP-RISE-Programmen bleibt Archivierung langfristig relevant. Migrationen verändern den technischen Kontext, nicht den Bedarf an historischen Daten. Archivdaten sind Teil der Transformationsstrategie und müssen parallel zu neuen Systemen betrieben werden.", so Oliver Greiner, SAP-Archivierungsexperte und CEO bei der entplexit GmbH.

Der Parallelbetrieb von Alt- und Neusystemen ist eher die Regel als die Ausnahme. Betriebskonzepte müssen daher transformationsfähig sein und Stabilität über mehrere Jahre gewährleisten.

Entlastung, Planbarkeit und Risikoreduktion

Ein geregelter Archivbetrieb entlastet interne SAP-Organisationen spürbar. Operative Themen werden planbar, Störungen lassen sich strukturiert bearbeiten. Erfahrene SAP-Ressourcen können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt reaktiv Probleme zu lösen.

Für CIOs und CTOs bedeutet dies mehr Planbarkeit und geringere Betriebs- und Haftungsrisiken. Für SAP-Leitungen entsteht operative Stabilität mit klaren Ansprechpartnern.

Fazit

SAP-Archivierung ist kein technisches Randthema mehr. Fachkräftemangel, demografischer Wandel und Transformation verschärfen bestehende Schwächen in vielen Organisationen. Entscheidend sind nicht einzelne Tools, sondern Betrieb, Verantwortung und Governance.

Ein SAP Archive Managed Service, wie der von entplexit, ist eine organisatorische Antwort auf diese Entwicklung. Sie schaffen Struktur, Planbarkeit und Entlastung in einem Bereich, der lange unterschätzt wurde, heute aber maßgeblich zur Stabilität und Wirtschaftlichkeit moderner SAP-Landschaften beiträgt.