Sicheres Postmanagement für Versicherungen und Banken

Herausforderung: Hohe Volumina und strenge Regularien

In Konzernzentralen, Versicherungsgebäuden oder regionalen Banken werden täglich hunderte, teils tausende Sendungen verarbeitet. Diese müssen nicht nur schnell an die richtigen Empfänger gelangen, sondern auch revisionssicher dokumentiert werden. Klassische papierbasierte Prozesse stoßen hier schnell an ihre Grenzen: Nachweise fehlen, Sendungen verzögern sich oder interne Audits können nicht vollständig beantwortet werden. Fehler oder Verluste sind in dieser Branche besonders kritisch, da sie rechtliche und finanzielle Folgen haben können.

Digitale Postprozesse mit COSYS

Die COSYS Inhouse Logistik Software digitalisiert den gesamten Posteingang und die interne Verteilung. Jede Sendung – ob Dokument, Paket oder Wertsendung – wird beim Eingang per Barcode-Scan erfasst und im COSYS Backend gespeichert. Über die Inhouse Logistik Software werden alle Schritte revisionssicher dokumentiert: vom Eingang über die interne Verteilung bis hin zur Übergabe an den Empfänger.

Mitarbeitende können sich beim Empfang durch digitale Unterschriften authentifizieren, Fotos dienen als zusätzlicher Nachweis. Jede Übergabe wird automatisch im Audit-Trail vermerkt und steht später für interne oder externe Prüfungen zur Verfügung. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Sendung erhalten hat.

Smart Locker für sichere Übergaben

Ergänzend lassen sich Smart Locker Systeme von COSYS einsetzen – ideal für Dokumente oder Wertpakete, die außerhalb der Bürozeiten bereitgestellt werden müssen. Der Empfänger erhält einen individuellen Code und kann die Sendung flexibel und kontaktlos abholen. Durch die Anbindung an die COSYS Software wird auch dieser Prozess lückenlos dokumentiert und ist vollständig revisionssicher.

Mehrwerte für Banken und Versicherungen

Das COSYS Postmanagement bietet zahlreiche Vorteile:

• Sichere Übergabe durch digitale Unterschriften und Authentifizierung.
• Lückenlose Nachverfolgung dank Audit-Trail und Fotodokumentation.
• Compliance-gerechte Prozesse, die interne und gesetzliche Anforderungen erfüllen.
• Business Intelligence mit Auswertungen zu Volumen, Laufzeiten und Engpässen.
• Integration in bestehende Systeme wie DMS, ERP oder Active Directory.
• Flexibilität durch mobile Datenerfassung auf Smartphones, Tablets oder MDE-Geräten.

Praxisbeispiel: Versicherungszentrale in Deutschland

Eine große Versicherungszentrale verarbeitete täglich mehrere tausend interne und externe Sendungen – von Kundenanträgen bis hin zu sensiblen Vertragsunterlagen. Vor der Einführung von COSYS war der Prozess fehleranfällig und zeitaufwendig. Heute wird jede Sendung beim Eingang gescannt, automatisch dem Empfänger zugeordnet und revisionssicher dokumentiert. Übergaben erfolgen entweder persönlich mit digitaler Signatur oder über Smart Locker. Das Ergebnis: weniger Fehler, volle Compliance und deutlich mehr Effizienz.

Fazit: Zukunftssicheres Postmanagement für die Finanzbranche

Für Banken und Versicherungen ist ein digitales Postmanagement mehr als nur eine Effizienzsteigerung – es ist ein entscheidender Baustein für Compliance, Datensicherheit und Kundenzufriedenheit. Mit COSYS erhalten Finanz- und Versicherungsinstitute eine Lösung, die Post- und Dokumentenprozesse lückenlos digitalisiert, sichere Übergaben ermöglicht und höchste Anforderungen erfüllt.

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