Recruiting mit Herz und Know-how

Angefangen hat alles in der Region Dresden und Görlitz. „Wir haben hier in Görlitz im September 2021 ein Flexi-Office eröffnet, um möglichst nah am polnischen Markt zu sein“, erzählt Elisa Heinrich, Regionalgebietsleiterin. Die polnische Grenze verläuft parallel zur Ortsgrenze. „Zu Beginn haben wir vor allem für den Dresdner und Görlitzer Raum gesucht, doch schnell wurde klar: Der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern aus Polen reicht weit über die Region hinaus. Und inzwischen rekrutieren wir von hier aus Mitarbeiter für Unternehmen in ganz Deutschland.“

Recruiting vor Ort und digital – der perfekte Mix

Die Rekrutierung läuft auf zwei Wegen: Zum einen rekrutieren wir in Deutschland vor Ort in den Städten und dortigen polnischen Communities, zum anderen digital über Social Media und klassische Jobportale direkt in Polen. So kann Hofmann Personal die Potenziale nutzen, die bereits in Deutschland vorhanden sind. „Unser stärkster Kanal ist Social Media“, so Piotr Wenecki, Recruiter in Görlitz. „Aber wir besuchen auch regelmäßig Jobmessen in Polen, zum Beispiel in Breslau. Die sind richtig gut besucht.“ Dort treffen die Kollegen auf viele Bewerber, die bereit sind, für einen Job nach Deutschland zu kommen – oft auch allein, ohne die ganze Familie. Und natürlich nutzen die Görlitzer Kolleginnen und Kollegen auch alle klassischen Recruiting-Möglichkeiten des polnischen Marktes.

Betreuung, die ankommt – von der Bewerbung bis zum Arbeitsalltag

Katarzyna Wawrzynczyk, Projektleiterin des Polnischen EU-Recruitings, und Piotr Wenecki betreuen die polnischen Mitarbeiter eng vom ersten Kontakt bis zum Arbeitsbeginn – und oft auch darüber hinaus. „Wir rekrutieren nicht nur und tschüss“, sagt Piotr lachend. „Wir sind immer da.“ Sprachliche Barrieren in den Kundenunternehmen überwinden die Mitarbeiter beispielsweise mit der Unterstützung von Katarzyna und Piotr als Dolmetscher. „Die Mitarbeiter rufen uns an, wenn sie im Unternehmen auf Sprachprobleme stoßen und wir übersetzen dann direkt am Telefon.“ Auch bei administrativen Dingen wie Krankenversicherung oder Kontoeröffnung helfen die Görlitzer Kollegen tatkräftig weiter. „Das ist eine große Erleichterung für die Mitarbeiter.“

Die Deutschkenntnisse der Kandidaten sind für die Kundenunternehmen ein wesentlicher Faktor: „Je weiter östlich wir in Polen rekrutieren, desto weniger gut sind die Deutschkenntnisse“, erklärt Katarzyna. „Für deutsche Unternehmen sind aber gerade die Deutschkenntnisse sehr wichtig.“ Deshalb empfehlen Piotr und Katarzyna bei größeren Projekten, vor Ort eine polnischsprachige „Betreuungskraft“ einzustellen, einen sogenannten Retention- oder OSM-Manager. „Unsere Landsleute fühlen sich dann viel wohler, wenn sie wissen, da sitzt jemand, an den sie sich immer wenden können und der Polnisch spricht“, erklärt Katarzyna. Es gibt aber auch noch weitere Unterstützungslösungen, die das Unternehmen kein Geld kosten: Häufig arbeiten in den Unternehmen bereits polnische Mitarbeiter, die als „Paten“ fungieren und bei Sprachbarrieren unterstützen können. Auch Translator-Apps leisten zuverlässige Arbeit und sind leicht verfügbar.

Zusammenarbeit mit den Niederlassungen – Hand in Hand zum Erfolg

Die enge Abstimmung mit den Hofmann-Niederlassungen in ganz Deutschland ist der Schlüssel zum Erfolg. „Wenn etwa die Niederlassung Stuttgart Mitarbeiter sucht, sagen uns die Kolleginnen und Kollegen Bescheid und wir unterstützen parallel mit der Suche in Polen“, beschreibt Piotr die Zusammenarbeit. „Auch bei Unterkunfts- und Fahrtkostenzuschüssen überlegen wir gemeinsam, wie wir den polnischen Mitarbeitern den Start erleichtern können.“

Ein großer Pluspunkt des Projekts ist der umfassende Relocation-Service. „Wir bieten einen kompletten Relocation-Service an“, erzählt Katarzyna. „Wir gehen mit den Vermietern in den Austausch und nehmen der Niederlassung vieles organisatorisch und sprachlich ab. Anders als bei anderen Projekten schauen wir uns aber nicht die Wohnungen vor Ort an, sondern unterstützen aus der Ferne.“ Die Niederlassung unterstützt die polnischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lediglich bei der Verhandlung über Konditionen, Zahlungsmodalitäten und gegebenenfalls der Abwicklung eines Mietvertrags. Dieses Vorgehen vermittelt auch dem Vermieter Sicherheit und funktioniert daher gut.

„Der polnische Arbeitsmarkt ist nach wie vor ergiebig, auch wenn die Stundenlöhne inzwischen nicht mehr so niedrig sind, wie noch vor ein paar Jahren.“ Allerdings gibt es auch ein paar Dinge zu beachten. „In Polen gibt es kein gutes soziales Netz. Wenn dort jemand arbeitslos ist, muss er innerhalb weniger Tage einen neuen Job finden, sonst hat er kein Geld zum Leben. Das bedeutet, dass wir von den Kunden innerhalb von maximal zwei, drei Tagen eine Rückmeldung zu unseren Profilen benötigen. Sonst hat der potenzielle Mitarbeiter bereits einen anderen Job“, erklärt Katarzyna. Dafür können die Polen meistens innerhalb einer Woche im Kundenunternehmen starten – egal, wo in Deutschland der Job ist.

Branchenfokus, Qualifikationen und Herausforderungen

Der Schwerpunkt des polnischen Recruitings liegt auf klassischen gewerblich-technischen Berufen, Facharbeitern und Mitarbeitern in Logistik, Lebensmittelindustrie und Produktion. „Wir haben vor allem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Entgeltgruppen EG1 bis EG4“, beschreibt Elisa den Fokus. „Wir können aber auch kaufmännische Qualifikationen und Facharbeiter abdecken“, ergänzt Katarzyna.

Ein immer wiederkehrendes Thema ist die Anerkennung polnischer Berufsabschlüsse in Deutschland. Viele Fachkräfte, etwa Elektriker, haben keine deutsche IHK-Anerkennung. „Das Verfahren dauert leider sehr lang und der Mitarbeiter muss meist die Kosten selbst tragen“, erklärt Elisa. „Zum Glück brauchen viele Kunden dringend Fachkräfte, so dass sie unsere Polen häufig auch ohne die offizielle Anerkennung einstellen. Sie sehen ja im Alltag sehr schnell, was der jeweilige Mitarbeiter tatsächlich kann.“ Weiterhin unterstützt Hofmann Personal gern bei Anerkennungsverfahren, zum Beispiel bei Staplerscheinen aus Polen: Mit der Zustimmung aus der jeweiligen Niederlassung kann der polnische Mitarbeiter nach deutschen Anforderungen gegen eine Gebühr unkompliziert nachgeschult werden.

Ein Markt mit Potenzial und ein Projekt im Wandel

Die Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften in Deutschland bleibt hoch, und Hofmann Personal ist bestens aufgestellt, um diesen Markt weiter zu erschließen. „Das Projekt ist ein stetiger Lernprozess, bei dem wir Erfahrungen sammeln und uns immer weiter verbessern – zum Beispiel bei der Integration von Deutschkursen oder der Betreuung großer Projekte als Komplettlösung“, resümiert Elisa Heinrich.