Postverteilung in Ihrem Unternehmen mit COSYS digitalisieren

Was ist Postverteilung?

Postverteilung ist die Basis der Poststelle. Eine effektive und richtige Bearbeitung hat Einfluss auf die Arbeit der Poststelle. Ist die Bearbeitung schnell und fehlerfrei, dann ist das Image der Poststelle positiv. Gerade in der heutigen Zeit soll alles digitaler werden und kein Mitarbeiter mit Stift und Papier die Postverteilung bearbeiten. Diese Form der Bearbeitung ist noch so wie vor 30 Jahren und nicht mehr zeitgemäß. COSYS liefert die Komplettlösung, bestehend aus Postverteilungssoftware, Hardware zum Scannen und Features, die zusätzlich integriert werden können. Dabei bekommen Sie alles aus einer Hand und haben einen Ansprechpartner für Ihr komplettes System.

Wie kann die Postverteilung digitaler werden?

Die Postverteilung wird mit Software digitaler. Die Postverteilungssoftware von COSYS teilt sich in zwei Bereiche: eine Webanwendung, den WebDesk, und eine mobile App, die auf einem Smartphone, MDE-Gerät oder Tablet laufen kann. Dabei sind Sie hersteller- und geräteunabhängig bei COSYS.

Die Software ist modular aufgebaut und kann so an Ihre Prozesse angepasst werden. Als erstes wird die eingehende Post gescannt. Das erfolgt entweder mit dem Modul Sammelannahme oder Paketannahme. Man startet mit der Sammelannahme, wenn viele Pakete auf einmal ankommen. In diesem Modul wird als einzige Information der KEP-Dienst hinterlegt. Mit Paketannahme werden die restlichen Informationen hinterlegt. Zum Beispiel können diese Daten Absender, VPE oder auch Empfänger sein. Sie können individuell entscheiden, welche Informationen das sind und auch welche Felder Pflichtfelder sind. Wenn die Post auf einen Lagerplatz oder Ladungsträger eingelagert werden soll, dann ist das Modul Einlagerung / Zuordnung auf Ladungsträger das nächste Modul das Sie bedienen. Bei einer Selbstabholung haben wir das gleichnamige Modul. Wird die Post mit einem Fahrzeug ausgeliefert, dann können Sie das mit dem Modul Verladung abbilden. Die Auslieferung erfolgt dann wieder mit dem gleichnamigen Modul. Mit Scan auf Lager kann Post, die nicht zugestellt werden konnte, wieder auf das Lager gebucht werden. Mit dem Retourenmodul können Sie Retouren machen. Die Paketinfo zeigt Ihnen den aktuellen Status und alle Informationen zu Ihrer Post an.

Welche Vorteile bietet eine Bearbeitung mit Software?

Viele verschiedene Vorteile liefert eine Bearbeitung der Postverteilung mit Software. Die Post in Ihrem Unternehmen kann einfach erfasst und nachverfolgt werden. Die Prozesse in Ihrem Unternehmen werden transparenter. Fehler werden reduziert, da papierbasierte Prozesse abgeschafft werden. Schwund wird minimiert. In Ihrem Unternehmen steigen die Digitalisierung, Automatisierung und Nachhaltigkeit bei Einsatz einer Postverteilungssoftware. All diese Punkte sorgen dafür, dass in Ihrem Unternehmen Zeit und Kosten optimiert werden.

Welche Features können sonst noch integriert werden?

Es können noch viele verschiedene Features integriert werden. Zum einen sind das Smart Locker. Die smarten Schränke können vielfältig eingesetzt werden. Ein Einsatz ist als Paketschrank, Click & Collect-Station, Werkzeugschrank oder zur Ausgabe von Small IT-Equipment möglich. Der größte Vorteil ist, dass jederzeit eine Beladung und Entnahme möglich ist und man deswegen keine Öffnungs- oder Arbeitszeiten kennen muss.

Die Postverteilungssoftware in Verbindung mit autonomen Robotern eröffnet neue Möglichkeiten für eine effiziente und moderne Verteilung. Dabei übernehmen die Roboter den physischen Transport der Post zu den jeweiligen Abteilungen. So wird für den Transport kein Personal gebunden und es reduziert sich die Laufzeit je Sendung und die Belastung der Mitarbeiter.

Das nächste Feature ist PDA. PDA steht für Prozessdatenanalyse. Mit den Auswertungen und Analysen können Verbesserungspotenziale in Ihren Prozessen gefunden werden. Saisonale Schwankungen können mithilfe der historischen Daten herausgefunden und in zukünftige Planungen einbezogen werden.

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