Herr Bock, Ihr Fachbeitrag im Handelsblatt zeichnet ein sehr klares Bild der Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung. Was ist die eine zentrale Botschaft, die Sie den Teilnehmern Ihrer Masterclass auf dem GovTech-Gipfel mit auf den Weg geben wollen?

Digitalisierung in der Verwaltung sollte nicht als Werkzeug zur Bewältigung von Knappheit verstanden werden – sei es Personal-, Flächen- oder Zeitknappheit. Meine Masterclass wird zeigen, dass eine intelligente Buchungsplattform nicht nur ein Problem löst, sondern die Tür zu einer völlig neuen, attraktiveren und effizienteren Arbeitskultur aufstößt.

In Ihrem Fachbeitrag nennen Sie das OZG 2.0 als wichtigen Treiber. Über die reine Bereitstellung von Arbeitsplätzen hinaus: Inwiefern ist eine Buchungsplattform wie raum]für[raum ein strategisches Werkzeug, um die Kernziele des OZG 2.0 – nämlich Effizienz und Bürgerzentrierung – auch innerhalb der Verwaltung zu verankern?

Eine Plattform wie raum]für[raum macht Prozesse messbar, transparent und effizient. Wenn ein Mitarbeiter keine Zeit mehr damit verschwendet, einen freien Arbeitsplatz zu suchen oder einen Besprechungsraum zu organisieren, hat er mehr Zeit für seine eigentlichen Fachaufgaben – die dem Bürger dienen. Gerade vor dem Hintergrund, dass die öffentliche Verwaltung immer mehr Aufgaben übernimmt und damit der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden herausfordernder wird sind gerade die Verbesserungen in den Alltagsaufgaben nicht hoch genug einzuschätzen. Denn hier wird Effizienz für den Einzelnen „fühlbar“ – der Arbeitsalltag strukturierter.

Der Artikel betont den Wettbewerb um Fachkräfte mit der Privatwirtschaft. Glauben Sie, dass die Einführung von Tools für hybrides Arbeiten nur ein „Nachziehen“ ist, oder sehen Sie hier die Chance für die öffentliche Verwaltung, eine völlig neue, eigenständige und vielleicht sogar vorbildliche Arbeitskultur zu entwickeln?

Ganz klar Letzteres. Ein reines „Nachziehen“ wäre zu kurz gedacht. Wir sprechen hier von der Chance, ein „Public Sector New Work“ zu etablieren – eine Arbeitskultur, die beweist, dass die öffentliche Verwaltung nicht nur mithalten kann, sondern in puncto intelligenter Arbeitsorganisation sogar eine Vorreiterrolle einnehmen kann.

Sie beschreiben den Konflikt „mehr Beschäftigte auf weniger Fläche“. Ist das Problem wirklich nur die physische Knappheit, oder geht es im Kern nicht vielmehr um einen Effizienz- und Transparenzkonflikt in der Ressourcennutzung, der durch die Flächenverdichtung nur sichtbar wird?

Nein, die Flächenknappheit ist nur das sichtbare Symptom. Das eigentliche Problem ist ein Transparenz- und Steuerungskonflikt. Ohne zentrale Buchungsplattform weiß niemand verlässlich:
Welche Flächen sind wann belegt? Wo gibt es Leerstände? Welche Dienststellen haben Engpässe? Welche Ressourcen werden ineffizient genutzt? Flächenverdichtung macht diese strukturellen Defizite lediglich sichtbar. Eine landesweite Buchungsplattform schafft erstmals eine belastbare Datengrundlage.

Sie erwähnen explizit die Integration von Teilzeitkräften. Welche spezifischen Hürden bestehen für diese Mitarbeitergruppe im traditionellen Büroalltag, die durch eine intelligente Buchungsplattform gezielt abgebaut werden können?

Teilzeitkräfte sind auf flexible, verlässliche Strukturen angewiesen. Im traditionellen Büroalltag erleben sie häufig: Belegte Arbeitsplätze trotz Abwesenheiten Informelle „Stammplatzkulturen“ Fehlende Planbarkeit Ineffiziente Abstimmung im Team Eine intelligente Buchungsplattform schafft: Transparente Verfügbarkeit Gleichberechtigten Zugang zu Ressourcen Planbarkeit von Teamtagen Integration in hybride Arbeitsmodelle Das ist nicht nur organisatorisch sehr sinnvoll – es ist auch ein wichtiges Signal der Wertschätzung.

Ihr Artikel bezeichnet den Einsatz einer modernen Buchungsplattform als „alternativlos“. Können Sie skizzieren, wie das Negativszenario aussieht? Was sind die konkreten, täglichen Reibungsverluste und Kosten für eine Behörde, die versucht, hybrides Arbeiten ohne ein solches zentrales System zu managen?

Ohne zentrales System entstehen tägliche Reibungsverluste: Doppelte Buchungen Leere Räume trotz angeblicher Vollauslastung Unklare Zuständigkeiten Manuelle Abstimmungsprozesse Frustration bei Mitarbeitenden Hinzu kommen strategische Risiken:Fehlentscheidungen bei Flächenplanung Fehlende Datengrundlage für Investitionen Ineffiziente Miet- oder Neubauentscheidungen Hybrides Arbeiten ohne System ist dauerhaft instabil – organisatorisch und wirtschaftlich.

Sie schreiben, die Oberfläche „macht Spaß“. Das ist eine Aussage, die man im Kontext von Verwaltungssoftware selten hört. Wie entscheidend ist dieser Faktor „Joy of Use“ für die Akzeptanz und den Erfolg eines landesweiten Fachverfahrens, und wie haben Sie das konkret umgesetzt?

Extrem wichtig. Ein landesweites Fachverfahren funktioniert nur, wenn es freiwillig genutzt wird – nicht nur, weil es vorgeschrieben ist. „Joy of Use“ bedeutet: Intuitive Benutzeroberfläche, schnelle Buchungsprozesse, klare Visualisierung, mobile Nutzbarkeit, minimale Klickwege.Wenn Mitarbeitende das System als Erleichterung empfinden, entsteht Akzeptanz. Und Akzeptanz ist der größte Erfolgsfaktor bei Digitalisierungsprojekten.

Nahtlose Integration in bestehende IT-Umgebungen ist ein Schlüsselversprechen. Was ist aus Ihrer Erfahrung die größte technische und prozessuale Herausforderung, wenn man an teils jahrzehntealte Legacy-Systeme in der Verwaltung andocken muss?

Die größte Herausforderung ist nicht eine einzelne Technologie, sondern die Heterogenität der IT-Landschaften und die damit verbundenen Datensilos. Unsere Erfahrung aus über 85 Projekten in diesem Sektor hat uns gelehrt, dass es nicht einer „One-size-fits-all“-Lösung bedarf. Vielmehr braucht es ein anpassungsfähiges System, das sich flexibel in die bestehende Umgebung einfügt, ohne alles Bisherige über den Haufen zu werfen.

Die Plattform schafft landesweite Transparenz über Ressourcen. Gleichzeitig garantiert eine Mandantenstruktur die Kontrolle der einzelnen Dienststellen. Wo verläuft die ideale Balance zwischen zentraler, datengestützter Steuerung und der notwendigen Autonomie der einzelnen Behörden?

Unsere Buchungsplattform funktioniert wie ein Verbundsystem. Das Land oder der zentrale IT-Dienstleister stellt die sichere Infrastruktur bereit und kann auf anonymisierter Makro-Ebene strategische Analysen fahren, z. B. zur Gesamtauslastung von Gebäuden. Die einzelne Dienststelle – der Mandant – hat jedoch die volle Souveränität über ihre eigenen Ressourcen, ihre Nutzer und ihre Buchungsregeln.

Sie betonen die Wichtigkeit von verlässlichen Rahmenbedingungen wie IPMA-Projektführung und deutschem Support. Warum sind diese Faktoren gerade im behördlichen Kontext so erfolgskritisch?

Weil die öffentliche Hand nicht nur eine Software kauft, sondern eine langfristige Partnerschaft eingeht. Eine Behörde muss die Gewissheit haben, dass die Lösung auch in fünf oder zehn Jahren noch stabil, sicher und rechtskonform betrieben wird. Ein nach IPMA zertifiziertes Projektmanagement schafft die nötige Transparenz und Planungssicherheit in der Einführung. Ein deutscher Support garantiert DSGVO-Konformität und Erreichbarkeit.

Wenn wir in die Zukunft blicken: Ist die Buchung von Räumen und Plätzen nur der erste Schritt? Könnten solche Plattformen in Zukunft durch KI erweitert werden, um Bedarfe vorherzusagen, automatisch Projektteams an optimalen Orten zusammenzubringen oder gar die Gebäudeplanung dynamisch zu steuern?

Definitiv. Die Buchung ist die Datengrundlage, der erste Schritt zur Transparenz. Stellen Sie sich vor, das System erkennt, dass dienstags immer eine hohe Nachfrage in einem bestimmten Gebäude herrscht und schlägt proaktiv Alternativen vor. Oder es analysiert die Kalendereinträge eines Projektteams und schlägt den optimalen, für alle gut erreichbaren Besprechungsort vor.

Wie stellt Ihr System sicher, dass es den hochspezifischen Anforderungen einer kleinen Kommune mit 50 Mitarbeitern genauso gerecht wird wie denen eines großen Landesministeriums mit mehreren tausend Angestellten? Wo liegen hier die Skalierungsherausforderungen?

Die Lösung liegt in der Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit. Eine kleine Kommune nutzt vielleicht nur zwei Ressourcentypen: „Arbeitsplatz“ und „Besprechungsraum“. Ein Ministerium hingegen kann hunderte Typen definieren: Projekträume, Ruheplätze, Kreativzonen, Dienstwagen, Videokonferenzsysteme – jeweils mit eigenen Buchungsregeln, Freigabeprozessen und Berechtigungen. Unsere Software ist wie ein Baukasten: Jede Verwaltungseinheit, egal wie groß, nutzt die gleichen stabilen Bausteine, baut damit aber ihr ganz individuelles, passgenaues System.

Haben Sie vielen Dank für das Interview.

Die öffentliche Verwaltung steht auch 2026 vor sehr vielschichtigen Herausforderungen, die eine große Bandbreite an Themen umfasst: Fachkräftemangel und Demografiewandel, Attraktivität als Arbeitgeber, Digitalisierung und Vereinheitlichung von Prozessen, IT-Sicherheit und Datenschutz – und vieles mehr.

Um diesen Herausforderungen effektiv begegnen zu können, setzt die Bundesregierung verstärkt auf das OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0), um die digitale Transformation in der Bundesrepublik nachhaltig zu einem Erfolgsmodell zu machen.

Im Wesentlichen sind hier zwei Bereiche zu betrachten: Auf der einen Seite Digitalisierungsangebote, die dem Bürger und den Unternehmen einen direkten Nutzen bringen. Auf der anderen Seite Digitalisierungsprojekte, die die öffentliche Verwaltung selbst effizienter und attraktiver machen.

Öffentliche Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber

Ganz sicher eine der zentralen Herausforderungen in diesem Themenkomplex der öffentlichen Verwaltung ist der immer akuter werdende Fachkräftemangel. Die Gewinnung, Aus- und Weiterbildung digitaler Fachkräfte ist eine der kritischen Hürden der öffentlichen Verwaltung, damit komplexe bürokratische Prozesse in sichere und moderne IT-basierte Systeme transformiert werden. Mehr als 100.000 fehlende IT-Expertenstellen im Jahr 2025 sprechen eine deutliche Sprache.

Ein zentraler Aspekt für Arbeitnehmer ist laut aktueller Umfrage der Universität Konstanz (März 2025) die Möglichkeit von Homeoffice. 71 Prozent der Befragten haben angegeben, bei einem neuen Job vor allem darauf zu achten, ob mobiles Arbeiten erlaubt ist. Das ist ein massiver Anstieg zur Studie aus 2020 und ein signifikantes Zeichen für alle Arbeitgeber – auch für die öffentliche Verwaltung. Denn sie steht im direkten Wettbewerb mit allen anderen Arbeitgebern aus der Privatwirtschaft um die besten Köpfe und muss gerade im Bereich moderner Arbeitswelten neue Wege beschreiten.

Zukunftsorientierte Digitalisierung, um mobiles Arbeiten zu gewährleisten

Bund, Länder und Kommunen reagieren hier mit neuen Konzepten und konkreten Rahmenvereinbarungen für mobiles Arbeiten. Ein zentraler Aspekt, damit Homeoffice in der Praxis wirklich erfolgreich umgesetzt werden kann, ist die digitale Transparenz und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen.

Um mobiles Arbeiten gleichermaßen transparent und effizient zu ermöglichen, ist der Einsatz einer modernen Buchungsplattform alternativlos.

Genau an diesem Punkt setzen beispielsweise Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen mit modernsten Digitalisierungsprojekten an: dem Aufbau einer zentralen Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Ressourcen, die den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung landesweit zur Verfügung steht. Zentraler Baustein dieses Projektes ist die Buchungssoftware raum]für[raum des Siegener Softwareunternehmens mediaDIALOG.

Die zentrale, landesweite Buchungsplattform

Die zentrale, landesweit verfügbare Buchungsplattform setzt die digitale Transformation aber nicht nur im Bereich „mobiles Arbeiten“ erfolgreich um. Sie löst den massiven Konflikt zwischen immer weiter steigenden Beschäftigungszahlen und gleichzeitig sinkenden Bürogebäuden und -flächen. Den gut 17 % mehr Beschäftigten seit 2020 in der öffentlichen Verwaltung stehen immer weiter sinkende Büroflächen gegenüber. Seit Anfang 2022 ist ein stetiger Rückgang von Büroneubaufläche zu verzeichnen, allein im vierten Quartal 2024 von fast 70 %.

Immer mehr Beschäftigte, immer weniger Bürofläche. Dazu ein konstant steigender Anteil an wichtigen Teilzeitkräften, die ebenfalls auf den immer geringer werdenden Flächen untergebracht werden müssen.

Genau diesem Problemkomplex wirkt der Auf- und Ausbau der landesweiten Buchungsplattform entgegen und schafft intelligente Lösungen. Für die öffentliche Verwaltung, für die spezifischen Dienststellen und – vor allem – für die Mitarbeitenden.

raum]für[raum sorgt dafür, dass vorhandene Ressourcen landesweit transparent dargestellt und so für die Mitarbeitenden buchbar sind. Standortspezifisch, fachspezifisch, arbeitsspezifisch. Mit anderen Worten: immer genau so, wie die Mitarbeitenden es tatsächlich benötigen. Ob an kleinen Standorten oder großen Kompetenzzentren. Ob im Land verteilt oder zentralisiert in großen Einheiten. Ob tage- oder stundenweise, in flexiblen Umgebungen oder an konkreten Standorten: Je nach gewählter Arbeitsanforderung werden konkrete Buchungsmöglichkeiten vorgeschlagen. Und das in einer modernen, intuitiv nutzbaren Oberfläche, die Spaß macht und gleichzeitig schnelle Ergebnisse ermöglicht.

Hybrides Arbeiten wird nachhaltig unterstützt

Die Anforderungen an mobiles Arbeiten wachsen ständig. Nicht umsonst ist der Begriff des „hybriden Arbeitens“ hier in den letzten Monaten verstärkt in den Vordergrund gerückt. Es bedeutet heute vor allem die Vernetzung von Teams und Kompetenzen, um bestmögliche Verwaltungsabläufe zu garantieren. All diese Aspekte setzt die moderne Buchungsplattform raum]für[raum in smarten Prozessen um.

Die größte Stärke der landesweiten Buchungsplattform entfaltet sich dort, wo sie sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen integriert. Das bedeutet, dass Schnittstellen zu Kollaborations- und Videokonferenzsystemen sowie die Integration in Kommunikations- und Gebäudetechnik problemlos möglich sind. Gleichzeitig sorgt die Anbindung an bestehende Identitäts- und Berechtigungssysteme für konsistente Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche.

Dazu garantiert die klare Mandantenstruktur der Verwaltung jederzeit die volle Kontrolle über Zugriffe, Nutzbarkeit der Ressourcen und Darstellung der Buchungstransparenz.

Doch gerade im behördlichen Kontext entscheidet nicht allein die technische Leistungsfähigkeit einer Lösung über ihren Erfolg. Ebenso wichtig sind verlässliche Rahmenbedingungen für Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung.

Für ein landesweites Fachverfahren sind Qualitätssicherung, nachvollziehbare Projektführung und verlässlicher Support entscheidend. Buchungsprojekte, die nach anerkannten Standards wie IPMA durchgeführt werden, schaffen Transparenz und Planungssicherheit. Ein in Deutschland verankerter Support sowie zertifizierte Betriebs- und Sicherheitskonzepte stärken das Vertrauen der Behörden und gewährleisten, dass die Lösung dauerhaft stabil, sicher und rechtskonform betrieben werden kann. All das bietet mediaDIALOG mit ihrem Softwareprodukt. Nicht umsonst ist raum]für[raum mittlerweile die klare Nummer 1 Buchungssoftware für Bund, Länder und Kommunen – mit über 85 erfolgreich umgesetzten Projekten allein in diesem Umfeld.

Die Vorteile der Einführung einer Buchungsplattform als landesweites IT-Fachverfahren in der Zusammenfassung

Die zentral bereitgestellte Buchungsplattform bietet weit mehr als nur komfortable Arbeitsplatz- und Raumreservierungen. Sie bietet vor allem:

• Die Basis, um mobiles Arbeiten sicher und performant für die Angestellten in der öffentlichen Verwaltung landesweit sicherzustellen.
• Das Fundament, um „mobiles Arbeiten“ und „Telearbeit“ mit den entsprechenden Verwaltungsvorschriften und Rahmendienstvereinbarungen des jeweiligen Landes konkret und landesweit umsetzen zu können.
• Die Chance, Flächenverdichtung bei gleichzeitig steigenden Beschäftigungszahlen realisieren zu können.
• Intelligente Kostensenkungskonzepte in Flächenverdichtungsprojekten zu planen und umzusetzen.
• Die Möglichkeit, die wichtigen Teilzeitkräfte in den Arbeitsalltag der öffentlichen Verwaltung zu integrieren.
• Die Optimierung von Verwaltungsprozessen und nachhaltige Gestaltung der digitalen Transformation.
• Die große Chance, die Attraktivität der modernen öffentlichen Verwaltung zu steigern.

Damit ist die zentrale Buchungsplattform die stabile Grundlage für moderne Arbeitswelten, reduziert bürokratischen Aufwand, ermöglicht eine datengestützte Steuerung und liefert messbare Effizienzgewinne. Durch Standardisierung, Integrationsfähigkeit und flexible Betriebsmodelle wird die Plattform so zu einem strategischen Element einer zukunftsfähigen, föderal organisierten Verwaltung. Sie stellt somit ein sichtbares Beispiel für gelebte Digitalisierung im öffentlichen Sektor dar.