Warum sich ein Lohnabrechnungsservice lohnen kann

Die Lohn und Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten und zugleich anspruchsvollsten Verwaltungsprozessen eines Unternehmens. Jeden Monat müssen Gehälter und Löhne korrekt berechnet, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt, gesetzliche Vorgaben eingehalten und zahlreiche Meldungen fristgerecht übermittelt werden. Gleichzeitig verändern sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen regelmäßig und die Anforderungen an eine moderne Personalabrechnung werden immer komplexer.

Für viele Unternehmen stellt sich deshalb die Frage, ob die Lohnabrechnung weiterhin vollständig intern durchgeführt werden soll oder ob ein professioneller Lohnabrechnungsservice die bessere Lösung sein kann.

Ein externer Lohnabrechnungsservice, wie von HANSALOG, kann Unternehmen dabei unterstützen, die eigene Personalabteilung zu entlasten, Fachwissen verfügbar zu machen und die Prozesse rund um die Entgeltabrechnung zuverlässig zu organisieren. Dabei muss nicht zwangsläufig die komplette Lohnabrechnung ausgelagert werden. Je nach Bedarf können auch einzelne Aufgaben oder die technische Infrastruktur an einen spezialisierten Partner übertragen werden.

Was ist ein Lohnabrechnungsservice?

Ein Lohnabrechnungsservice übernimmt für Unternehmen definierte Aufgaben rund um die Lohn und Gehaltsabrechnung. Je nach Leistungsumfang kann dies von der Bereitstellung einer geeigneten Software bis zur vollständigen Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung reichen.

Ein professioneller Lohnabrechnungsservice berücksichtigt dabei nicht nur die Berechnung von Löhnen und Gehältern. Auch gesetzliche Änderungen, steuerliche Vorgaben, Sozialversicherung, Meldeverfahren, Bescheinigungen und weitere abrechnungsrelevante Prozesse müssen zuverlässig abgebildet werden.

Für Unternehmen bedeutet das, dass sie Aufgaben, die viel Fachwissen und regelmäßige Aktualisierung erfordern, an einen spezialisierten Dienstleister übertragen können.

HANSALOG bietet hierfür unterschiedliche Modelle an. Unternehmen können die HANSALOG Entgeltabrechnung als Software nutzen, die technische Infrastruktur im Rahmen eines SaaS Modells auslagern oder operative Aufgaben der Entgeltabrechnung an HANSALOG übertragen. Im Fullservice können Unternehmen die komplette vereinbarte Entgeltabrechnung an die Spezialisten von HANSALOG übergeben.

Warum entscheiden sich Unternehmen für einen Lohnabrechnungsservice?

Die Gründe für einen externen Lohnabrechnungsservice sind vielfältig. Ein wesentlicher Faktor ist die zunehmende Komplexität der Entgeltabrechnung. Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Meldeverfahren und zahlreiche Sonderregelungen müssen laufend berücksichtigt werden.

Für Unternehmen bedeutet das einen kontinuierlichen Aufwand. Verantwortliche Mitarbeiter müssen sich über gesetzliche Veränderungen informieren, die Payroll Software aktuell halten und gleichzeitig die monatlichen Abrechnungstermine einhalten.

Hinzu kommt die personelle Abhängigkeit. Wenn das Wissen über die Lohnabrechnung bei nur einer oder wenigen Personen im Unternehmen vorhanden ist, können Krankheit, Urlaub oder ein Mitarbeiterwechsel schnell zu einem Problem werden.

Ein Lohnabrechnungsservice kann hier für mehr Kontinuität sorgen. Fachwissen und definierte Prozesse liegen nicht mehr ausschließlich innerhalb der eigenen Personalabteilung.

Auch der Zeitgewinn spielt eine wichtige Rolle. Wenn administrative Aufgaben rund um die Entgeltabrechnung extern erledigt werden, können sich die internen HR Mitarbeiter stärker auf Personalentwicklung, Recruiting, Mitarbeiterbindung und andere strategische Aufgaben konzentrieren.

HANSALOG als zuverlässiger Partner für Payroll Outsourcing

Seit über 50 Jahren ist HANSALOG inhabergeführt und steht für zuverlässige und kompetente Lösungen rund um die Entgeltabrechnung. Mit unterschiedlichen Servicemodellen können Unternehmen genau die Payroll Aufgaben auslagern, bei denen sie Unterstützung benötigen, bis hin zur vollständigen Übernahme der vereinbarten Prozesse. Mehr erfahren über Payroll Outsourcing mit HANSALOG.

Welche Aufgaben übernimmt ein Lohnabrechnungsservice?

Welche Aufgaben ein Lohnabrechnungsdienstleister übernimmt, hängt vom vereinbarten Leistungsumfang ab.

Typische Leistungen können die monatliche Lohn und Gehaltsabrechnung, die Pflege von Lohnarten und Entgelttabellen, die Berücksichtigung gesetzlicher Änderungen, die Pflege von Krankenkassensätzen sowie die Durchführung der erforderlichen Meldungen umfassen.

Auch die Lohnsteueranmeldung, DEÜV Meldungen, Entgeltbescheinigungen, Buchungslisten und die Bereitstellung von Daten für die Finanzbuchhaltung können Bestandteil eines Lohnabrechnungsservices sein.

Beim HANSALOG Teilservice übernimmt HANSALOG unter anderem die monatliche Entgeltabrechnung, die Anpassung an gesetzliche Änderungen, die Pflege von Krankenkassensätzen und Sachkonten, die Einrichtung und Änderung von Lohnarten sowie die relevanten Meldungen und Buchungslisten. Die Erfassung der Personalstammdaten und variablen Daten kann weiterhin beim Unternehmen verbleiben.

Kann ein Unternehmen die komplette Lohnabrechnung auslagern?

Ja. Ein Unternehmen kann die komplette Lohn und Gehaltsabrechnung an einen externen Lohnabrechnungsdienstleister übertragen.

Beim vollständigen Payroll Outsourcing übernimmt der Dienstleister die vereinbarten Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf der Entgeltabrechnung erforderlich sind. Dazu können auch die Pflege von Mitarbeiterstammdaten und Bewegungsdaten bei Eintritt, Austritt oder Veränderungen gehören.

HANSALOG bietet mit dem Fullservice Payroll Outsourcing ein entsprechendes Modell an. Gemeinsam mit dem Unternehmen wird definiert, welche Leistungen übernommen werden und wie die Zusammenarbeit organisiert wird. Dadurch kann die externe Lohnabrechnung an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.

Muss man für einen Lohnabrechnungsservice die gesamte Payroll auslagern?

Nein. Ein moderner Lohnabrechnungsservice kann individuell gestaltet werden.

Manche Unternehmen möchten die fachliche Verantwortung für ihre Mitarbeiter und die Erfassung von Veränderungen weiterhin intern behalten, benötigen aber Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung. Andere Unternehmen möchten zusätzlich die Pflege der Software und die laufende Umsetzung gesetzlicher Änderungen auslagern.

HANSALOG bietet deshalb verschiedene Servicelevel. Neben der Bereitstellung der Entgeltabrechnungssoftware als SaaS Lösung steht ein Teilservice zur Verfügung. Unternehmen können darüber hinaus im Fullservice die komplette vereinbarte Entgeltabrechnung an HANSALOG übertragen.

Diese Flexibilität ist besonders für Unternehmen interessant, die nicht zwischen einer vollständig internen Lösung und einem vollständigen Outsourcing wählen möchten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Lohnabrechnungsservice und einer Lohnabrechnungssoftware?

Eine Lohnabrechnungssoftware stellt die technische Grundlage für die Durchführung der Entgeltabrechnung bereit. Die eigentliche Bearbeitung und Verantwortung für die Prozesse verbleibt grundsätzlich beim Unternehmen.

Bei einem Lohnabrechnungsservice übernimmt ein externer Dienstleister zusätzlich definierte operative Aufgaben.

Beide Modelle können miteinander verbunden werden. Ein Unternehmen kann beispielsweise eine moderne Entgeltabrechnungssoftware nutzen und die technische Infrastruktur über einen SaaS Anbieter betreiben lassen. Alternativ können zusätzlich die monatliche Abrechnung oder weitere Payroll Aufgaben ausgelagert werden.

HANSALOG verbindet beide Bereiche. Die HANSALOG Entgeltabrechnung ist eine integrierte Softwarelösung für die Lohn und Gehaltsabrechnung und kann je nach gewähltem Modell selbst genutzt oder im Rahmen eines Outsourcing Services durch HANSALOG betrieben werden.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein Lohnabrechnungsservice?

Ein Lohnabrechnungsservice kann für Unternehmen unterschiedlicher Größe interessant sein. Entscheidend ist nicht allein die Zahl der Beschäftigten.

Auch ein kleineres Unternehmen kann einen hohen Aufwand mit der Entgeltabrechnung haben, wenn nur eine Person für die Payroll zuständig ist. Bei größeren Unternehmen steigt dagegen häufig die Komplexität durch mehrere Gesellschaften, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, variable Vergütungen, Tarifregelungen oder besondere Anforderungen einzelner Mitarbeitergruppen.

Besonders interessant kann ein externer Lohnabrechnungsservice für mittelständische Unternehmen sein. Sie können auf spezialisiertes Fachwissen zurückgreifen, ohne eine umfangreiche interne Payroll Organisation aufbauen zu müssen.

Auch Unternehmen, die stark wachsen, ihre Personalabteilung neu organisieren oder eine bestehende Payroll Lösung ablösen möchten, können von einem externen Partner profitieren.

Ab welcher Mitarbeiterzahl lohnt sich ein Lohnabrechnungsservice?

Eine bestimmte Mitarbeiterzahl lässt sich nicht als allgemeine Grenze nennen.

Ob sich ein Lohnabrechnungsservice lohnt, hängt vom tatsächlichen Aufwand und von der Organisation des Unternehmens ab. Ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern kann einen erheblichen Payroll Aufwand haben, während ein Unternehmen mit mehreren hundert Beschäftigten seine Abrechnung sehr effizient intern organisiert haben kann.

Relevant sind unter anderem die Anzahl der Abrechnungen, die Komplexität der Lohnarten, variable Vergütungen, unterschiedliche Gesellschaften, Tarifregelungen und der vorhandene interne Personalaufwand.

Eine sinnvolle Entscheidung sollte deshalb nicht allein anhand der Mitarbeiterzahl getroffen werden. Entscheidend ist die Frage, wie viel Zeit, Fachwissen und technische Infrastruktur für die eigene Payroll benötigt werden.

Was kostet ein Lohnabrechnungsservice?

Die Kosten für einen Lohnabrechnungsservice hängen vom individuellen Leistungsumfang ab. Eine pauschale Aussage über einen Preis pro Mitarbeiter ist deshalb nur eingeschränkt aussagekräftig.

Einfluss auf die Kosten haben unter anderem die Mitarbeiterzahl, die Anzahl der Gesellschaften, die Komplexität der Abrechnung, die Anzahl der Lohnarten, variable Vergütungsbestandteile, bestehende Schnittstellen und der gewünschte Serviceumfang.

Auch die internen Kosten sollten berücksichtigt werden. Bei einer vollständig internen Lösung entstehen nicht nur Personalkosten. Unternehmen müssen auch die Kosten für Software, Wartung, IT Infrastruktur, Schulungen, Vertretungen und die laufende fachliche Weiterbildung berücksichtigen.

Bei der Entscheidung für oder gegen einen externen Lohnabrechnungsservice sollte deshalb nicht nur der Preis einer einzelnen Abrechnung betrachtet werden. Entscheidend sind die Gesamtkosten des gesamten Payroll Prozesses.

Ist ein Lohnabrechnungsservice günstiger als eine interne Payroll?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein externer Lohnabrechnungsservice muss nicht in jedem Unternehmen automatisch günstiger sein als eine interne Lösung.

Der wirtschaftliche Vorteil kann jedoch auch an anderer Stelle entstehen. Wenn interne Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen Payroll Aufgaben verbringen, können sie sich stärker auf andere HR Aufgaben konzentrieren. Gleichzeitig können Unternehmen die Abhängigkeit von einzelnen Payroll Spezialisten reduzieren und technische Aufwände auslagern.

Eine Wirtschaftlichkeitsrechnung sollte deshalb neben den direkten Kosten auch den internen Zeitaufwand und die Kosten der gesamten Payroll Organisation berücksichtigen.

Welche Vorteile bietet die Auslagerung der Lohnabrechnung?

Die Auslagerung der Lohnabrechnung kann Unternehmen vor allem durch Entlastung, Fachwissen und planbare Prozesse unterstützen.

Ein externer Lohnabrechnungsservice kann die interne Personalabteilung von wiederkehrenden administrativen Aufgaben entlasten. Gleichzeitig steht spezialisiertes Wissen zur Verfügung, das bei einer rein internen Lösung kontinuierlich aufgebaut und aktuell gehalten werden muss.

Auch die technische Seite kann ausgelagert werden. Beim HANSALOG SaaS Modell übernimmt HANSALOG beispielsweise Hosting und IT Administration der Entgeltabrechnung. Unternehmen können dadurch eigene technische Ressourcen entlasten und eine aktuelle Softwarelösung nutzen.

Wie wichtig ist die fachliche Expertise eines Lohnabrechnungsdienstleisters?

Die fachliche Expertise ist bei der Auswahl eines Lohnabrechnungsdienstleisters besonders wichtig. Die Entgeltabrechnung ist kein statischer Prozess. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen verändern sich regelmäßig und müssen in den Abrechnungsprozessen berücksichtigt werden.

Ein spezialisierter Dienstleister sollte deshalb nicht nur über eine leistungsfähige Software verfügen, sondern auch über entsprechend qualifizierte Mitarbeiter und etablierte Prozesse.

HANSALOG verbindet diese beiden Bereiche. Das Unternehmen entwickelt seit Jahrzehnten Software für die Personalwirtschaft und verfügt gleichzeitig über Erfahrung im Payroll Outsourcing. Die Entgeltabrechnung von HANSALOG wird laufend an aktuelle gesetzliche und sozialversicherungsrechtliche Anforderungen angepasst.

Warum ist HANSALOG ein erfahrener Partner für die Lohnabrechnung?

HANSALOG ist seit 1973 am Markt und seit mehr als 50 Jahren familiengeführt. Die Unternehmensgruppe betreut mehr als 2.000 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen und beschäftigt mehr als 220 Mitarbeiter an mehreren deutschen Standorten.

Diese Kombination aus langjähriger Erfahrung, eigener Softwareentwicklung und Outsourcing Kompetenz ist ein wichtiger Bestandteil unseres Leistungsangebots.

HANSALOG entwickelt nicht nur Software für die Entgeltabrechnung, sondern übernimmt im Rahmen verschiedener Outsourcing Modelle auch operative Payroll Aufgaben. Unternehmen erhalten damit die Möglichkeit, Software und Dienstleistung miteinander zu verbinden.

Für Unternehmen, die einen langfristigen und kompetenten Partner für ihre Lohnabrechnung suchen, ist dies von großem Vorteil.

Was unterscheidet einen langjährigen Lohnabrechnungsdienstleister von einem reinen Softwareanbieter?

Ein Softwareanbieter stellt in erster Linie die technische Lösung bereit. Ein spezialisierter Lohnabrechnungsdienstleister kann darüber hinaus fachliche und operative Aufgaben übernehmen.Bei HANSALOG kommen beide Kompetenzen zusammen. Die Unternehmensgruppe entwickelt eigene Lösungen für die Personalwirtschaft und unterstützt Unternehmen gleichzeitig bei der Durchführung von Payroll Prozessen.

Diese Verbindung ermöglicht unterschiedliche Modelle. Unternehmen können ihre Entgeltabrechnung selbst mit HANSALOG Software durchführen, die technische Infrastruktur auslagern oder operative Aufgaben an HANSALOG übertragen.

Damit können Unternehmen den Grad der Unterstützung an ihre eigene Organisation anpassen.

Wie funktioniert der Wechsel zu einem externen Lohnabrechnungsservice?

Der Wechsel zu einem externen Lohnabrechnungsservice sollte strukturiert vorbereitet werden.

Zunächst werden die bestehenden Payroll Prozesse analysiert. Anschließend werden der gewünschte Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten, Datenübergaben und Schnittstellen definiert.

Im nächsten Schritt werden relevante Mitarbeiterdaten und Abrechnungsinformationen übernommen und die erforderlichen Prozesse eingerichtet. Vor dem regulären Start sollten Testabrechnungen durchgeführt und gemeinsam geprüft werden.

Bei einem erfahrenen Dienstleister gehört auch die Abstimmung der individuellen Anforderungen des Unternehmens zum Einführungsprozess. Je komplexer die bestehende Payroll ist, desto wichtiger ist eine sorgfältige Vorbereitung.

Fazit: Ein Lohnabrechnungsservice kann interne HR Teams nachhaltig entlasten

Die Lohn und Gehaltsabrechnung ist ein Prozess, bei dem Fachwissen, Aktualität und zuverlässige Abläufe entscheidend sind. Für Unternehmen kann ein externer Lohnabrechnungsservice deshalb eine interessante Möglichkeit sein, interne Ressourcen zu entlasten und gleichzeitig auf spezialisiertes Payroll Wissen zurückzugreifen.

Dabei muss Outsourcing nicht bedeuten, dass sämtliche Aufgaben abgegeben werden. Je nach Organisation kann eine technische SaaS Lösung, ein Teilservice oder ein vollständiges Payroll Outsourcing die passende Lösung sein.

HANSALOG verbindet mehr als 50 Jahre Erfahrung als familiengeführtes Unternehmen mit eigener HR Software und langjähriger Outsourcing Kompetenz. Für Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung professionell organisieren und dabei einen langfristigen Partner suchen, bietet HANSALOG verschiedene Möglichkeiten, Payroll individuell zu gestalten.

Wer prüfen möchte, welches Outsourcing Modell zur eigenen Payroll Organisation passt, kann sich bei HANSALOG individuell beraten lassen.

Die klassische Papierakte stößt an ihre Grenzen. Gleichzeitig verschärfen gesetzliche Vorgaben den Handlungsdruck im Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen entgeltrelevante Unterlagen elektronisch und maschinell auswertbar vorgehalten werden. Unternehmen, die heute noch auf Papierakten setzen, sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre HR-Prozesse zukunftssicher aufzustellen.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Sämtliche personalrelevanten Dokumente werden zentral, strukturiert und revisionssicher gespeichert. Dazu gehören unter anderem:

• Arbeitsverträge
• Gehalts- und Entgeltunterlagen
• Zeugnisse
• Bescheinigungen
• Fortbildungsnachweise
• Personalstammdaten
• Dokumente aus dem Bewerbungsprozess

Moderne Lösungen bieten darüber hinaus intelligente Suchfunktionen, digitale Workflows, rollenbasierte Zugriffsrechte und automatische Archivierungsprozesse.

Papierakte versus digitale Personalakte im direkten Vergleich

Papierakte
Die Papierakte hat jahrzehntelang funktioniert. Dennoch verursacht sie zahlreiche Herausforderungen:

• Hoher Verwaltungsaufwand
• Lange Suchzeiten
• Hohe Archivierungs- und Lagerkosten
• Medienbrüche zwischen Papier und digitalen Prozessen
• Eingeschränkte Verfügbarkeit bei Homeoffice und mehreren Standorten
• Erhöhtes Risiko für Fehlablagen und Datenverluste

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte bietet deutliche Vorteile:

• Sofortiger Zugriff auf alle Dokumente
• Zentrale und strukturierte Ablage
• Schnellere HR-Prozesse
• DSGVO-konforme Berechtigungskonzepte
• Nachvollziehbare Dokumentenhistorie
• Weniger Papier- und Archivkosten
• Unterstützung mobiler Arbeitsmodelle
• Revisionssichere Archivierung

Studien und Marktanalysen zeigen, dass Personalabteilungen durch die Digitalisierung ihrer Dokumentenverwaltung erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen können.

Warum 2027 ein wichtiges Datum für HR-Abteilungen ist

Viele Personalverantwortliche beschäftigen sich aktuell mit der Frage, welche Auswirkungen die neuen Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen haben.

Hintergrund ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die bisherige Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen, endet zum 31. Dezember 2026. Ab 2027 müssen diese Unterlagen elektronisch geführt und für Prüfungen verfügbar sein.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Entgeltunterlagen müssen digital verfügbar sein.
• Dokumente müssen strukturiert auffindbar sein.
• Prüfungen durch Sozialversicherungsträger müssen unterstützt werden.
• Dokumentationen müssen nachvollziehbar und rechtssicher erfolgen.

Wer heute noch überwiegend mit Papierakten arbeitet, sollte die Umstellung nicht aufschieben.

Revisionssichere Archivierung als Erfolgsfaktor

Eine digitale Personalakte ist weit mehr als ein digitaler Ordner.

Entscheidend ist die revisionssichere Archivierung. Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und vor unbemerkten Veränderungen geschützt gespeichert werden. Gleichzeitig müssen Zugriffe dokumentiert und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Eine professionelle Softwarelösung unterstützt Unternehmen dabei automatisch und reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich.

Typische Herausforderungen bei der Einführung

Viele HR-Abteilungen befürchten einen hohen Aufwand bei der Umstellung. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Einführung einer digitalen Personalakte deutlich einfacher ist als häufig angenommen.

Wichtige Erfolgsfaktoren sind:

• Analyse der bestehenden Dokumentenstruktur
• Definition von Aktenkategorien
• Digitalisierung bestehender Papierakten
• Einführung klarer Berechtigungskonzepte
• Schulung der Mitarbeitenden
• Integration in bestehende HR- und Payroll-Prozesse

Besonders mittelständische Unternehmen profitieren von standardisierten Lösungen, die schnell eingeführt werden können.

Warum sich die Investition schnell rechnet

Der größte wirtschaftliche Vorteil liegt häufig nicht in den eingesparten Papierkosten, sondern in der Zeitersparnis.

Statt Akten zu suchen, Dokumente zu kopieren oder Informationen mehrfach abzulegen, stehen alle relevanten Daten sofort zur Verfügung. Personalabteilungen gewinnen wertvolle Zeit für strategische Aufgaben wie Recruiting, Mitarbeiterentwicklung oder Employer Branding.

Zusätzlich reduzieren sich:

• Archivkosten
• Druckkosten
• Verwaltungsaufwand
• Fehlerquoten
• Suchzeiten

Fazit: Die digitale Personalakte wird zum Standard

Die Frage lautet heute nicht mehr, ob Unternehmen ihre Personalakten digitalisieren sollten, sondern wann.

Steigende Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Effizienz sowie die gesetzlichen Vorgaben für elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 machen die digitale Personalakte für mittelständische Unternehmen zur logischen Weiterentwicklung der Personalverwaltung.

Unternehmen, die jetzt handeln, schaffen die Grundlage für schlanke Prozesse, mehr Transparenz und eine zukunftssichere HR-Abteilung.

Mit einer modernen digitalen Personalakte lassen sich Dokumente revisionssicher archivieren, Prozesse automatisieren und gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllen – heute und in Zukunft.

Warum wird die digitale Personalakte ab 2027 besonders wichtig?

Die rechtlichen Anforderungen an Arbeitgeber steigen kontinuierlich. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende digitale Prozesse, mobile Verfügbarkeit und schnelle Bearbeitungszeiten. Besonders relevant wird die Digitalisierung durch die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und die zunehmende elektronische Betriebsprüfung (euBP). Unternehmen müssen sicherstellen, dass relevante Entgeltunterlagen digital verfügbar, nachvollziehbar archiviert und bei Prüfungen elektronisch bereitgestellt werden können. Die Digitalisierung der Personalakte wird dadurch nicht nur zum Effizienzthema, sondern zu einem wesentlichen Bestandteil einer rechtskonformen HR-Organisation.

Digitale Personalakte: Mehr als ein digitales Archiv

Eine digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte und bündelt sämtliche mitarbeiterbezogenen Dokumente an einem zentralen Ort.

Dazu gehören beispielsweise:

• Arbeitsverträge
• Vertragsänderungen
• Entgeltabrechnungen
• Arbeitszeitnachweise
• Krankmeldungen
• Sozialversicherungsnachweise
• Zeugnisse
• Weiterbildungsnachweise
• Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung
• Bescheinigungen von Behörden und Sozialversicherungsträgern

Moderne Systeme ermöglichen dabei weit mehr als die reine Dokumentenablage. Sie automatisieren Prozesse, unterstützen digitale Signaturen, vereinfachen Betriebsprüfungen und schaffen eine durchgängige Verbindung zwischen HR, Payroll und Dokumentenmanagement.

Digitale Personalakte 2027: Welche Anforderungen gelten?

Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus:

• 28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV)
• 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
• den Vorgaben zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)
• der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Arbeitgeber sind verpflichtet, sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher vorzuhalten.

Bereits seit 2022 müssen zahlreiche Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Unternehmen konnten bislang unter bestimmten Voraussetzungen eine Befreiung beantragen.

Diese Übergangsregelung endet jedoch am 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen zum Regelfall. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme, Prozesse und Archivierungskonzepte entsprechend anzupassen.

Welche Entgeltunterlagen sind betroffen?

Zu den relevanten Entgeltunterlagen gehören insbesondere Dokumente, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen erforderlich sind.

Dazu zählen unter anderem:

• Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
• Nachweise über Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
• Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht
• Arbeitszeitnachweise
• Nachweise zu Minijobs
• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden
• Nachweise zu Mutterschutz und Elternzeit
• Entgeltabrechnungen
• Unterlagen über Zuschläge und Sonderzahlungen

Diese Dokumente müssen jederzeit vollständig und kurzfristig verfügbar sein – insbesondere im Rahmen von Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung.

Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Warum digitale

Prozesse unverzichtbar werden

Die elektronische Betriebsprüfung verfolgt das Ziel, Prüfungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten.

Prüfungsrelevante Entgeltdaten und Nachweise werden zunehmend elektronisch bereitgestellt und verarbeitet. Unternehmen profitieren von schnelleren Prüfungen und geringeren Verwaltungsaufwänden.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Qualität und Verfügbarkeit der Daten.

Papierakten, dezentrale Dateiablagen oder manuelle Archivierungsprozesse erschweren die Zusammenarbeit mit Prüfern und erhöhen den Aufwand für HR- und Payroll-Abteilungen erheblich.

Eine digitale Personalakte schafft hier die notwendige Grundlage für strukturierte, transparente und prüfungssichere Prozesse.

Technische Anforderungen an eine digitale Personalakte

Eine digitale Personalakte muss deutlich mehr leisten als die Speicherung von Dokumenten in einem Dateisystem. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Software auf folgende Kriterien achten.

Revisionssichere Archivierung

• Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden.
• Änderungen und Zugriffe sollten jederzeit dokumentiert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Rollen- und Berechtigungskonzepte

Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten. Eine professionelle Lösung ermöglicht die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten und stellt sicher, dass Mitarbeitende ausschließlich auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

DSGVO-konforme Datensicherheit

Eine moderne digitale Personalakte sollte folgende Sicherheitsmechanismen unterstützen:

• verschlüsselte Datenspeicherung
• verschlüsselte Datenübertragung
• Protokollierung von Zugriffen
• Mehr-Faktor-Authentifizierung
• automatisierte Löschfristen
• Datenschutz- und Berechtigungskonzepte

Integration in HR- und Payroll-Systeme

Der größte Nutzen entsteht, wenn die Personalakte nahtlos mit anderen HR-Systemen verbunden ist. Automatisierte Datenflüsse reduzieren manuelle Tätigkeiten und minimieren Fehlerquellen.

Workflow-Automatisierung

Digitale Personalakten sollten Freigaben, Erinnerungen und Dokumentenprozesse automatisieren. Dadurch werden Routineaufgaben reduziert und Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Unternehmen sollten darauf achten, dass die Lösung zukünftige gesetzliche Anforderungen abbilden kann und flexibel mit dem Unternehmen wächst.

Digitale Signatur: Der nächste Schritt zur papierlosen HR-Abteilung

Die Digitalisierung endet nicht bei der elektronischen Archivierung. Auch Vertrags- und Freigabeprozesse werden zunehmend digital durchgeführt. Eine moderne digitale Personalakte sollte deshalb elektronische Signaturen unterstützen und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Besonders relevant ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung und besitzt die höchste rechtliche Beweiskraft unter den elektronischen Signaturarten.

Unternehmen profitieren dadurch von:

• schnelleren Vertragsabschlüssen
• digitalem Onboarding
• papierlosen Freigabeprozessen
• reduzierten Archivierungskosten
• höherer Prozessgeschwindigkeit

Die Kombination aus digitaler Personalakte und digitaler Signatur schafft vollständig digitale HR-Prozesse ohne Medienbrüche.

Risiken bei fehlender Digitalisierung

Unternehmen, die ihre Personal- und Entgeltunterlagen weiterhin überwiegend papierbasiert verwalten, setzen sich zunehmenden Risiken aus.

Hierzu gehören:

• hoher Verwaltungsaufwand
• längere Such- und Bearbeitungszeiten
• erschwerte Betriebsprüfungen
• höhere Fehleranfälligkeit
• steigende Archivierungskosten
• Compliance-Risiken bei Datenschutz und Dokumentation

Mit Blick auf die gesetzlichen Entwicklungen werden diese Herausforderungen in den kommenden Jahren weiter zunehmen.

Warum sich die digitale Personalakte wirtschaftlich lohnt

Neben den regulatorischen Anforderungen sprechen auch wirtschaftliche Gründe für die Digitalisierung.

HR-Abteilungen profitieren von:

• schnelleren Auskunftsprozessen
• reduzierten Suchzeiten
• geringeren Papier- und Archivierungskosten
• automatisierten Workflows
• effizienteren Freigabeprozessen
• höherer Transparenz

Gleichzeitig verbessert sich die Employee Experience durch moderne und digitale HR-Prozesse.

HANSALOG VISION unterstützt mittelständische Unternehmen bei der digitalen Personalakte!

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein isoliertes IT-Projekt. Erfolgreich ist sie nur dann, wenn Dokumentenmanagement, Payroll, HR-Prozesse und digitale Signaturen nahtlos zusammenarbeiten. Erfahren Sie unter www.hansalog.de mehr.

In der Praxis zeigt sich heute jedoch deutlich, dass diese Anforderungen ohne digitale Lösungen kaum noch umsetzbar sind. Den europäischen Rahmen setzte der Europäische Gerichtshof bereits im Mai 2019. Er stellte klar, dass Unternehmen in allen EU-Staaten Systeme benötigen, mit denen sich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zuverlässig erfassen lassen. Informelle Eigenaufzeichnungen oder rein gelebte Vertrauensarbeitszeit genügen diesen Anforderungen nicht mehr. Für Deutschland bedeutete das zwangsläufig eine Anpassung der bestehenden arbeitszeitrechtlichen Regeln.

Diese Linie bestätigte das Bundesarbeitsgericht im September 2022. Seitdem steht fest: Arbeitgeber sind bereits heute zur strukturierten Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Die Grundlage hierfür ist das Arbeitsschutzrecht – ein spezielles Zeiterfassungsgesetz ist dafür nicht zwingend erforderlich. Auch kleinere Betriebe und alle Branchen sind davon erfasst. Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig, allerdings nur noch mit begleitender Dokumentation.

Kurz gesagt: Die Pflicht existiert bereits – auch ohne neues Gesetz.

Gesetzliche Konkretisierung ab 2026 geplant

Was bislang fehlt, sind detaillierte Vorgaben zur praktischen Umsetzung. Genau hier setzt die geplante Gesetzgebung an. Für 2026 ist ein eigenständiger Rechtsrahmen vorgesehen, der:

• die bisherigen Gerichtsentscheidungen eindeutig ins Arbeitszeitrecht integriert,
• technische Mindestanforderungen an Zeiterfassungssysteme definiert,
• mögliche Ausnahmen für sehr kleine Betriebe regelt,
• Aufbewahrungsfristen festlegt
• und die Zeiterfassung mit neuen, flexibleren Arbeitszeitmodellen verzahnt.

Ziel ist ein einheitlicher Standard, der für alle Arbeitgeber gleichermaßen gilt und Rechtssicherheit schafft.

Arbeitszeit neu denken – Mehr Flexibilität, höhere Anforderungen

Parallel zur Zeiterfassung plant die Bundesregierung eine umfassende Modernisierung des Arbeitszeitrechts. Grundlage ist der Koalitionsvertrag von 2025. Im Zentrum steht der Abschied von starren Tageshöchstgrenzen zugunsten eines wochenbezogenen Arbeitszeitmodells.

Bisher galt:

• maximal 8 Stunden täglich,
• Ausweitung auf 10 Stunden mit Ausgleich,
• mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.

Künftig soll stärker auf die 48-Stunden-Woche abgestellt werden – verteilt über mehrere Tage. Einzelne Arbeitstage können dabei deutlich länger ausfallen, sofern der Durchschnitt innerhalb eines festgelegten Ausgleichszeitraums eingehalten wird. Diese Referenzzeiträume können – abhängig von Branche oder Tarifbindung – mehrere Wochen oder Monate umfassen.

Für Unternehmen eröffnet das neue Spielräume:

• flexiblere Reaktion auf Auftragsschwankungen,
• individuellere Schicht- und Einsatzplanung,
• bessere Integration von mobilem Arbeiten und Homeoffice.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Kontrolle und Dokumentation erheblich. Je größer die zeitliche Flexibilität, desto wichtiger wird der präzise Überblick über Arbeits- und Ruhezeiten.

Warum Flexibilität ohne digitale Zeiterfassung nicht funktioniert

Längere Arbeitstage und monatsweise Ausgleichszeiträume lassen sich nur dann rechtssicher steuern, wenn Arbeitszeiten exakt nachvollziehbar sind. Ohne digitale Erfassung bleiben zentrale Fragen unbeantwortet:

• Wie viele Stunden wurden an welchem Tag gearbeitet?
• Wann fanden Pausen statt?
• Wurden Ruhezeiten eingehalten?
• Wurde die Wochenhöchstarbeitszeit überschritten oder ausgeglichen?

Papierbasierte Lösungen oder einfache Tabellen stoßen hier unweigerlich an ihre Grenzen. Genau deshalb werden Arbeitszeitflexibilisierung und elektronische Zeiterfassung gemeinsam gedacht – technisch, organisatorisch und rechtlich.

Auch für Beschäftigte hat diese Entwicklung zwei Seiten: Mehr Freiheit bei der Verteilung der Arbeitszeit, aber auch mehr Eigenverantwortung. Längere Arbeitstage erhöhen das Risiko von Überlastung, weshalb der Gesundheitsschutz weiterhin das zentrale Leitprinzip bleibt.

Dokumentationspflichten – Was künftig festgehalten werden muss

Mit der Reform steigen die Anforderungen an die Nachweisführung deutlich. Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten vollständig und korrekt dokumentieren – unabhängig davon, ob die Tätigkeit im Betrieb, mobil oder im Homeoffice erfolgt.

Dazu zählen insbesondere:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit pro Tag
• Pausen inklusive Zeit und Länge
• Mehrarbeit und deren Ausgleich
• Ruhezeiten zwischen Arbeitstagen
• Einhaltung der Wochenarbeitszeit
• Kontrolle des Ausgleichszeitraums

Unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen gelten rechtlich als Risiko des Unternehmens. Zwar kann die Erfassung delegiert werden, die Verantwortung für Kontrolle und Korrektheit bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Das geplante Gesetz wird voraussichtlich elektronische Systeme zum Regelfall machen, klare Archivierungsfristen definieren und Sonderregelungen für Kleinstbetriebe konkretisieren.

Fazit – Pflicht mit strategischem Mehrwert

Digitale Zeiterfassung und flexible Arbeitszeitmodelle stehen nicht im Widerspruch zueinander – sie bedingen sich gegenseitig. Transparente Arbeitszeiten schaffen die Grundlage für moderne Arbeitsorganisation, schützen Beschäftigte und geben Unternehmen Planungssicherheit.

Auch wenn die finale Gesetzesfassung noch aussteht, ist die Richtung klar. Wer frühzeitig auf digitale, saubere Prozesse setzt, verschafft sich nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern gewinnt auch Gestaltungsspielraum. 2026 wird dann kein Stolperstein – sondern ein kalkulierter Schritt nach vorn.

Das Zertifikat wird vom unabhängigen Institut Creditreform vergeben und bewertet die Bereiche Umwelt, Soziales und Unternehmensführung – kurz ESG (Environmental, Social, Governance). Mit 67 % liegt HANSALOG dabei deutlich über dem bundesweiten Benchmark von 58 % und unterstreicht seine starke Position als nachhaltig agierendes Unternehmen.

Als erstes Softwareunternehmen überhaupt erhielt HANSALOG die begehrte Auszeichnung und bestätigt damit seinen Anspruch, zu den Vorreitern der Branche zu gehören. EcoZert bescheinigt dem Unternehmen nicht nur eine verantwortungsvolle Unternehmensführung, sondern auch eine positive Zukunftsprognose.

„HANSALOG übernimmt schon seit vielen Jahren soziale Verantwortung und setzt konsequent auf eine nachhaltige Unternehmensführung. Mit dem EcoZert gehen wir auch künftig mit gutem Beispiel voran. Gleichzeitig stärkt die Auszeichnung unsere Marktposition als verlässlicher Beleg für Stabilität und Kontinuität“, erklärt Geschäftsführerin Jutta Kirk-Lahrmann.

Gesetzliche Änderungen im Zahlungsverkehr und bei Lohnsteuer-Anmeldungen

Ab Herbst 2025 treten wichtige gesetzliche Änderungen in Kraft, die Auswirkungen auf den Zahlungsverkehr und die Nutzung des ELSTER-Clients haben. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, was sich konkret ändert – und was dies in der Praxis bedeutet.
Auf dem Weg zur Umstellung möchten wir unsere Kunden bestmöglich begleiten: 

1. Zahlungsverkehr – was ändert sich?

Ab Oktober 2025:

• Banken müssen bei SEPA-Überweisungen prüfen, ob IBAN und Name des Empfängers zusammenpassen.
• Banken müssen Echtzeitüberweisungen (also sofortige Überweisungen) anbieten.
• Damit das funktioniert, müssen Zahlungsdaten klarer und strukturierter übergeben werden. 

Ab November 2025:

• Alte Dateiformate (MT940 und MT942) für Kontoauszüge werden abgeschafft.
• Es wird nur noch das neue Format "CAMT" geben (das ist ein XML-basiertes Format).

Was bedeutet das für Sie in der Praxis?

Normalerweise müssen Sie nichts an Ihren Empfängerdaten ändern. ABER: Sie sollten prüfen, ob in Ihre Ländertabelle richtig angegeben ist, ob Länder zur EU gehören oder nicht – das kann wichtig für Auslandszahlungen sein.

Wenn Sie Echtzeitüberweisungen nutzen möchten, brauchen Sie eine spezielle Datei-Vorlage – diese können Sie bei HANSALOG MEGA bekommen.

Was ändert sich bei Kontoauszügen?

• Die neuen CAMT-Dateien zeigen nur noch positive Beträge an. Ob es eine Gutschrift oder Belastung ist, erkennt man an einem extra Kennzeichen, das geprüft werden muss.
• Die Texte in den neuen Dateien enthalten Groß- und Kleinbuchstaben – alte Regeln, die nur Großbuchstaben berücksichtigen, müssen angepasst werden.
• Es gibt nur noch ein einziges Feld für den Verwendungszweck (140 Zeichen). Alte Regeln, die sich auf mehrere Felder stützen, funktionieren nicht mehr. 
• Falls Sie eigene Skripte (z. B. für Importe) verwenden: Diese werden wahrscheinlich nicht mehr funktionieren, weil sich die Struktur der Dateien geändert hat.

Warum stellen die Banken auf das CAMT-Format um?

Das CAMT-Format (Cash Management) ist ein moderner, internationaler Zahlungsverkehrsstandard (entsprechend ISO 20022). Es bietet zahlreiche Vorteile gegenüber älteren Formaten wie dem MT940:

• Mehr Effizienz und Transparenz: Das CAMT-Format ermöglicht die detaillierte und transparente Übermittlung von Zahlungsinformationen, wodurch Fehler reduziert und die Nachverfolgbarkeit verbessert werden.
• Automatisierungspotenzial: Die XML-Struktur des Formats unterstützt die Automatisierung von Finanzprozessen, was die manuelle Arbeit reduziert und die Effizienz steigert.
• Zukunftssicherheit: Als internationaler Standard ist das CAMT-Format flexibel und lässt sich an zukünftige Anforderungen anpassen, was Ihr Unternehmen langfristig absichert.

2. ELSTER-Client – Was ändert sich bei der Lohnsteuer-Anmeldung?

• Ab dem 11. November 2025 um 18:00 Uhr müssen Sie für das ELStAM-Verfahren einen neuen ELSTER-Client verwenden, wenn Sie Lohnsteueranmeldungen machen.
• Die neue Version bekommen Sie von HANSALOG MEGA.
• Der alte Client funktioniert nur noch bis zum 11. November 2025 um 17:59 Uhr.

Was bedeutet das in der Praxis?

Bitte erledigen Sie alle Steueranmeldungen vor dem 10. November 2025. Anschließend installieren Sie den neuen ELSTER-Client am 11. November 2025, bevor Sie neue Meldungen senden.

Unsere Empfehlung: 

• Prüfen Sie Ihre Einstellungen in Bezug auf Zahlungsformate und Buchungsregeln.
• Planen Sie frühzeitig die Umstellung auf CAMT-Dateien.
• Installieren Sie rechtzeitig den neuen ELSTER-Client.

Unser Service für Sie:

Damit die Umstellung für Sie so einfach wie möglich verläuft, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Seite. Das Team von HANSALOG MEGA hilft Ihnen gerne dabei, alle Änderungen rechtzeitig und korrekt umzusetzen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

E-Rechnungspflicht und Fakturierungssoftware

Die Zeit der Papierrechnungen und PDF-Anhänge geht zu Ende. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – und das nicht nur irgendwie digital, sondern im genormten Format nach EU-Vorgabe. Was kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit ein Weckruf: Die Digitalisierung im Rechnungswesen wird zur Pflicht – und ist gleichzeitig eine riesige Chance.

Gesetz bringt frischen Wind in verstaubte Abläufe

Mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz hat die Politik ein klares Zeichen gesetzt: Weniger Bürokratie, mehr Tempo für die Wirtschaft. Ein zentrales Element ist die Einführung der E-Rechnung. Ab dem kommenden Jahr müssen Unternehmen ihre Rechnungen im strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen – meist in Form von XML-Dateien.

Zwar gibt es Übergangsfristen bis 2028, doch wer bis dahin wartet, handelt sich unnötigen Stress ein. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um umzudenken und Prozesse neu aufzusetzen. Denn: Wer früh startet, hat die freie Wahl bei den Digitalisierungspartnern – und profitiert schneller von den Vorteilen.

Schluss mit Zettelwirtschaft

Papierrechnungen haben ausgedient. Auch PDFs sind bald nicht mehr zulässig. Sie gelten nicht als strukturierte Datenformate – und sind daher ein Auslaufmodell. Viele Unternehmen halten trotzdem noch an ihnen fest. Manche drucken PDF-Rechnungen sogar aus, um sie wie früher abzuheften. Das kostet Zeit, Nerven – und jede Menge Geld.

„Ein PDF auszudrucken und dann manuell zu bearbeiten, ist digitaler Rückschritt“, bringt es ein Branchenexperte auf den Punkt. Viel sinnvoller: ein smartes Rechnungs-Managementsystem, das alle Schritte automatisiert – vom Eingang bis zur Freigabe.

Digitalisierung spart Zeit und Geld

Wer auf E-Rechnung umstellt, spart sich viel Handarbeit. Die Rechnung geht per E-Mail ein, das System erkennt automatisch, von wem sie kommt, welcher Betrag fällig ist und welcher Kostenstelle sie zugeordnet wird. Die Daten werden sofort weiterverarbeitet, ganz ohne menschliches Zutun.

Das sorgt für Tempo im Betrieb. Kein Suchen mehr in Aktenschränken, keine manuellen Prüfprozesse, keine Skonto-Fristen mehr verpassen. Das System merkt sich alles – sogar, wie frühere Rechnungen vom gleichen Lieferanten behandelt wurden. Und: Es ist von überall aus nutzbar. Auch mobil.

Mitarbeitende können sich auf Wichtiges konzentrieren

Digitales Rechnungsmanagement heißt nicht nur weniger Papier – es bedeutet auch: Mehr Freiraum für echte Aufgaben. Statt Ablage und Datentippen bleibt mehr Zeit für strategische Finanzplanung. Und das System hilft sogar dabei – zum Beispiel durch eine Vorschau auf anstehende Zahlungen. Wer clever ist, nutzt das für bessere Liquiditätsplanung und gezieltes Ausschöpfen von Skonti.

Auch rechtlich bringt die E-Rechnung Vorteile: Jede Freigabe ist nachvollziehbar gespeichert, der Prüfpfad bleibt lückenlos erhalten. Die Suche nach Belegen wird zum Kinderspiel.

Der richtige Partner macht den Unterschied

Beim Umstieg auf digitale Rechnungen kommt es auf den passenden IT-Partner an. Es reicht nicht, einfach nur Rechnungen zu empfangen und zu speichern. Eine gute Lösung denkt mit: Sie erkennt, welche Rechnung zu welchem Projekt gehört, weist Aufgaben automatisch zu, erinnert an Fristen und ermöglicht ortsunabhängige Bearbeitung.

TIPP: Arbeiten Sie mit einer Fakturierungssoftware, die keine E-Rechnung unterstützt? Kein Problem: HANSALOG MEGA lässt sich auch bequem als Add On zu Ihrer bestehenden Lösung anbinden und ist schnell einsatzfähig. Weitere Informationen zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit HANSALOG MEGA finden Sie hier.

Jetzt umstellen und Vorteile sichern

Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Gesetz. Sie ist der Hebel für mehr Effizienz, schnellere Abläufe und moderne Arbeitsprozesse. Unternehmen, die jetzt handeln, holen sich einen klaren Vorsprung – und machen aus einer Pflicht ein echtes Plus fürs Geschäft.

Wenn Ihr Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigt, wird ein Beitrag zur Teilhabe schwerbehinderter Menschen am Arbeitsleben erwartet. Geregelt ist dies im Neunten Sozialgesetzbuch. Es schreibt eine Zahl von „jahresdurchschnittlich“ zu besetzenden Arbeitsplätzen oder eine Prozentzahl vor, die Pflichtarbeitsplätze. Wenn die Quote nicht erreicht ist, wird eine Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe an das zuständige Integrationsamt fällig. Die eingenommenen Beträge sollen ein Antrieb für die Einstellung von Menschen mit Behinderung sein, gleichzeitig ist ein Ausgleich für gesparte Kosten beabsichtigt. Die Einnahmen – im Jahr 2020 rund 627 Mio. Euro – fließen im Wesentlichen in die Förderungen von „erwerbsfähigen Menschen mit einer wesentlichen Behinderung“ und der aufnehmenden Betriebe.

Wie wird die Zahl der behinderten Mitarbeiter berechnet?

Um einen Erfüllungsgrad zu definieren, wird die Zahl der vorhandenen Arbeitsplätze mit der Zahl der behinderten Mitarbeiter in Beziehung gesetzt. Hier taucht die erste Frage auf: Wer gilt im Sinne des SGB IX als behindert? Es werden nicht nur schwerbehinderte Menschen mit einem Grad der Behinderung (GdB) ab 50 angerechnet, sondern auch behinderte Beschäftigte mit einem GdB ab 30 und einer anerkannten Gleichstellung. Auch Teilzeit/Altersteilzeit der behinderten Person kann eine Erhöhung der anzurechnenden Pflichtarbeitsplätze auslösen. Schwerbehinderte Auszubildende zählen sogar zwei- bis dreifach. Rund um die Berechnung des Erfüllungsgrads existieren einige Sonderregelungen, auch bei Beauftragung von Werkstätten für behinderte Menschen. Ein Sonderfall gilt ab dem Jahr 2024: Beschäftigte, die aus einer Behindertenwerkstatt in den freien Arbeitsmarkt wechseln, können in den ersten beiden Jahren mit zwei Pflichtarbeitsplätzen angerechnet werden.

Stichtag: 31. März

Arbeitgeber sind verpflichtet, jährlich eine Aufstellung der beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter bei der Agentur für Arbeit einzureichen. Diese Meldung ist bis zum 31. März des Folgejahres abzugeben. Eine leistungsfähige Personalsoftware vorausgesetzt kann die Meldung mit wenig Aufwand erstellt werden. Es kommt darauf an, dass die Personalstammdaten die entsprechenden Parameter enthalten.

Basierend auf dieser Aufstellung ermittelt das Integrationsamt den Betrag, den Unternehmen gegebenenfalls als Ausgleichsabgabe zahlen müssen. Die Personalsoftware liefert die Daten, um die Anforderungen an das Meldewesen für die Ausgleichsabgabe zu erfüllen.

Wie hoch fällt die Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe aus?

Im Jahr 2025 treten einige bedeutende Änderungen in Bezug auf die Ausgleichsabgabe in Kraft. Die wichtigsten Änderungen umfassen erhöhte Abgabesätze und neue Anreize zur Einstellung von schwerbehinderten Mitarbeitern, schon für das Berichtsjahr 2024. Für Unternehmen mit weniger als 40 und weniger als 60 Arbeitsplätzen gibt eine Tabelle die Abgabensätze pro fehlendem Pflichtarbeitsplatz und Monat wieder:

Für Unternehmen mit mehr als 60 Beschäftigten werden die Zahl der Pflichtarbeitsplätze und die prozentuale Erfüllungsquote berechnet. Und dann wird es teurer – je nach Erfüllungsgrad steigen die Kosten pro nicht besetztem Arbeitsplatz auf mittlerweile 720 Euro pro Monat – mit steigender Tendenz für den kommenden Veranlagungszeitraum.

Unterstützung durch Personalsoftware

Eine gute Personalsoftware für die Entgeltabrechnung mit integriertem Meldewesen, wie HANSALOG VISION, kann die Erstellung der Meldungen automatisieren. Die innovative Cloudlösung berücksichtigt sämtliche relevanten Daten, darunter Betriebsstätten, die Anzahl der monatlich beschäftigten Mitarbeiter sowie spezifische Informationen zu den beschäftigten Schwerbehinderten. Bei der Meldung werden die erforderlichen Angaben aufbereitet und effizient an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Eine zeitaufwändige manuelle Erfassung entfällt. Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern bei der Meldung.

Durch die Implementierung solcher Softwarelösungen können Personalsachbearbeiter und Mitarbeitende der Lohnbuchhaltung ihre Prozesse optimieren und sich auf Lösungen konzentrieren, um die Ausgleichsabgabe zu reduzieren oder zu vermeiden. Parallel dazu kann ein Kontakt zum zuständigen Integrationsamt lohnen, um spezifische Informationen zur Förderung der Beschäftigung schwerbehinderter Mitarbeiter zu erhalten.

Mehr Informationen über HANSALOG VISION finden Sie hier:
https://www.hansalog.de/software/vision/

Ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung: Die E-Rechnungspflicht. Sie geht auf eine EU-Richtlinie aus dem Jahr 2010 und die E-Rechnungsverordnung aus dem Jahr 2017 zurück. Dort wurde zunächst der Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern geregelt – seit 2020 ist dort die E-Rechnung Pflicht. Als Datenmodell dient eine Beschreibung der erfassten Informationen (EN 16931 für die Belegerstellung), die Daten liegen in einer strukturierten XML-Datei und können elektronisch ausgelesen und archiviert werden.

X-Rechnung ist das reine XML-Format, gut geeignet für den Austausch zwischen zwei Softwaresystemen. ZUGFeRD ist ein weiterer Standard, der die XML-Daten in ein (lesbares) PDF integriert. Der Vorteil: die E-Rechnung bleibt für den Menschen lesbar und kann trotzdem direkt elektronisch verarbeitet werden. Das dritte übliche Format heißt EDI (Electronic Data Interchange) und verbindet Logistik-, Finanz- und Geschäftsdaten von Unternehmen miteinander. Reine Word-, Excel- oder PDF Dateien sowie Papierrechnung haben diese elektronisch lesbare Komponente nicht und fallen damit aus – sie werden als „Sonstige Rechnungen“ klassifiziert.

E-Rechnungsempfang verpflichtend

Seit dem ersten Januar 2025 gilt die erste Phase der E-Rechnung. Alle Unternehmen und Freiberufler müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Wer bereits mit einer Software für das Rechnungswesen gearbeitet hat, ist von seinem Anbieter bereits im Vorfeld auf diese Pflicht hingewiesen und hoffentlich vorbereitet worden – Finanzbuchhaltung und Fakturierung von HANSALOG MEGA konnten bereits im letzten Jahr die kommende Anforderung erfüllen. Der eigentliche Aufwand lag bei den Anbietern der Fakturierungssoftware, die die eingegebenen Rechnungsdaten nun zusätzlich zum PDF per XML bereitstellen und gesendete Daten auslesen müssen. Auf den ersten Blick ändert sich zum Beispiel beim PDF-Versand per Mail nichts. Eine geeignete Software zeigt die darin eingebetteten XML-Daten an und kann sie automatisiert übernehmen.

Termine und Ausnahmen

Bislang gibt es keine Verpflichtung, E-Rechnungen im EU- oder Nicht-EU-Ausland zu versenden. Die E-Rechnungspflicht betrifft derzeit B2B-Bereich innerhalb eines Landes sowie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Die Termine und Ausnahmen für den elektronischen Zahlungsverkehr in Deutschland im Überblick:

• Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen und Freiberufler in der Bundesrepublik E-Rechnungen empfangen können.
• Die E-Rechnung ist verpflichtend, wenn beide Unternehmen im Inland angesiedelt sind. Bis 2027/2028 gelten Übergangsfristen für PDF- oder Papierrechnungen.
• Für Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
• Rechnungen für private Kunden oder Endverbraucher dürfen weiterhin per PDF oder in Papierform ausgestellt werden und müssen es sogar, wenn der Kunde es verlangt.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR im B2B-Bereich müssen ab 01.01.2027 E-Rechnungen versenden.
• Ab dem 01.01.2028 besteht für alle Unternehmen E-Rechnungspflicht.
• „Sonstige Rechnungen“ (PDF, Papierform) können von der vorherigen Zustimmung des Empfängers abhängen.
• Im internationalen Zahlungsverkehr existieren unterschiedliche Anforderungen an Formate und Validierung. In den nächsten Jahren ist mit weiteren Regelungen zu rechnen.

Vorteile für Unternehmen

Richtig eingesetzt spart die E-Rechnung Zeit und damit Geld: sie digitalisiert die Finanzbuchhaltungen umfassend. Die Eingabe erfolgt nur noch auf der Seite der Rechnungserstellung und kann dann nahtlos in den individuellen Prozess integriert werden. Bestehende Workflows lassen sich weiter nutzen, manuelle Zwischenschritte entfallen. Welches Format beim Rechnungsschreiben zum Einsatz kommt, wird einmalig in den Basisdaten des Kunden eingestellt.

Die eingehende Rechnung wird eingelesen, an die Finanzbuchhaltung übergeben, zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet und nach Bestätigung zur Zahlung angewiesen. Skonti, Zahlungsziele, Liquiditätsplanung – alle bereits etablierten Prozesse haben Zugriff auf die Rechnungsdaten. Das gesamte Rechnungswesen läuft ab, ohne dass Eingaben doppelt vorgenommen werden, und die Zahlungsdaten stehen sofort in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Auch für die revisionssichere Aufbewahrung nach GoBD-Anforderungen ist die E-Rechnung ideal – die XML-Version gilt als „buchhalterisches Original“.

Ein richtiger Schritt, der die Digitalisierung in Rechnungserstellung und -empfang antreibt. Die nächsten Abstimmungen zum digitalen Rechnungsaustausch sollen Hürden für eine europaweite Umsetzung beseitigen.

Darum lohnt sich die E-Rechnung

• Der Umstellungsaufwand lag in erster Linie bei den Herstellern der Fakturierungs- und FiBu-Software. Die Unternehmen profitieren.
• Kleinunternehmer und Freiberufler müssen den Empfang der E-Rechnung sicherstellen … eine gute Gelegenheit, sich mit einer passenden Software zukunftsfähig aufzustellen.
• Digitaler Versand, sofortige Zustellung, keine Portokosten und Posthandling – die Prozesskosten pro Rechnung sinken deutlich.
• XML-Daten können problemlos GoBD-konform archiviert werden.
• Geringere Fehleranfälligkeit, bessere Übersichtlichkeit und Sicherheit.
• Schneller Zugang der Rechnung beim Empfänger verkürzt die Dauer bis zum Eingang der Zahlung.
• Keine Fehler durch manuelle Bearbeitung – Zahlendreher, Doppelzahlungen und verpasste Skontofristen.

Und was leistet HANSALOG MegaPlus®?

HANSALOG MegaPlus® bietet neben Lösungen für den Versand und Empfang von Rechnungen viele Vorteile, die darüber hinaus gehen:

• Lauffähig direkt auf Ihren EDV-Systemen oder in der Cloud.
• Leistungsstarke Fakturierung, welche als Stand-alone Lösung, als Add-On zur bestehenden Fakturierung oder als integrierte Lösung von MegaPlus® einsetzbar ist.
• Manuelle Erfassung und Fakturierung der Lieferungen und Leistungen oder über Schnittstellen (z. B. Shop-Lösungen).
• Ausgabe der Rechnungen per X-Rechnung, ZUGFeRD oder PDF/Papier.
• Rechnungsversand aus dem System per Mail oder per Schnittstelle an Service-Provider.
• Digitaler Upload von Eingangsrechnungen aus dem elektronischen Postfach.
• Überprüfung der Inhalte (Konformität).
• Import der XML-Daten in das Rechnungswesen und/oder Weitergabe in den internen Workflow.
• Unterstützung bei der Rechnungseingangsprüfung, z.B. Kontrolle, ob XML- und PDF-Daten übereinstimmen.
• GoBD-konforme Archivierung des Vorgangs.

Mehr Informationen finden Sie hier

www.hansalog-mega.de