IT-Service und interne Logistik intelligent verbinden

Gerade bei mehreren Niederlassungen oder weitläufigen Unternehmensstandorten entsteht dadurch eine Lücke zwischen IT-Service und interner Logistik. COSYS setzt genau an diesem Übergang an: IT-Anforderungen werden in konkrete logistische Prozesse überführt und die Bewegungen der IT-Assets bis zur Ausgabe digital dokumentiert.

Vom Service Request zum Auftrag für die interne Logistik

Ein ITSM-System wie Matrix42 kann weiterhin das führende System für Service Requests, Freigaben und Tickets bleiben. Nach Genehmigung einer Geräteanforderung können relevante Daten über eine individuell konzipierte Schnittstelle an COSYS übertragen werden. COSYS unterstützt generell die Integration in bestehende Systemlandschaften über APIs und Schnittstellen.

Aus der digitalen Anforderung entsteht anschließend ein operativer Auftrag. COSYS kann beispielsweise Empfänger, Zielstandort, Auftragsreferenz und benötigtes Equipment für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Der IT-Service muss die Informationen damit nicht erneut in einer separaten Liste erfassen oder die Logistik per E-Mail über die Geräteanforderung informieren.

Asset Management schafft Transparenz über das IT-Equipment

Bevor ein Gerät transportiert werden kann, muss klar sein, welches Asset verfügbar ist und wo es liegt. Hier ergänzt COSYS Asset Tracking den Prozess. Laptops, Smartphones, Tablets, Monitore oder weiteres Equipment lassen sich über Serien-, Inventarnummern, Barcodes oder RFID eindeutig erfassen. Einlagerungen, Auslagerungen, Umlagerungen, Ausgaben und Rückgaben werden digital dokumentiert.

Damit entsteht eine Verbindung zwischen dem organisatorischen Auftrag und dem physischen Asset. Statt lediglich zu wissen, dass beispielsweise 50 Notebooks zum Unternehmensbestand gehören, wird nachvollziehbar, welches konkrete Gerät sich im IT-Lager befindet, welches bereits für einen Auftrag vorgesehen ist und welches einem Mitarbeiter übergeben wurde.

Der COSYS WebDesk bündelt diese Informationen zentral. Bestände, Standorte, Buchungsverläufe und Zuordnungen können dort eingesehen werden. Gerade für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen entsteht dadurch eine gemeinsame Datenbasis für die operative Geräteverwaltung.

Innerbetrieblicher Transport bringt das Asset zum richtigen Standort

Liegt das angeforderte Gerät nicht am Standort des Empfängers, beginnt der eigentliche innerbetriebliche Transport. COSYS IBT kann dafür Transportaufträge digital abbilden und die Bewegung zwischen IT-Lager, Gebäuden, Niederlassungen und Ausgabepunkten begleiten.

Mobile Datenerfassung macht dabei die physischen Übergabepunkte nachvollziehbar. Das Asset wird beispielsweise beim Verlassen des Zentrallagers gescannt und dem Transportauftrag zugeordnet. Weitere Buchungen dokumentieren den Transport bis zum vorgesehenen Ziel. So lässt sich nicht nur feststellen, dass ein Laptop „unterwegs“ ist, sondern welchem Auftrag er zugeordnet wurde und welchen Prozessschritt er erreicht hat.

Für größere Unternehmen ist das ein wesentlicher Unterschied: Die interne Geräteverteilung wird von einer organisatorischen Nebenaufgabe zu einem steuerbaren Logistikprozess.

Smart Locker entkoppeln die IT-Ausgabe von Öffnungszeiten

Am Zielstandort muss das Gerät anschließend nicht zwingend persönlich durch einen IT-Mitarbeiter übergeben werden. Ein COSYS Smart Locker kann als dezentrale Abholstation dienen. Das vorbereitete IT-Asset wird einem passenden Fach zugewiesen und eingelagert. Der berechtigte Mitarbeiter erhält anschließend die Möglichkeit, sein Equipment selbstständig abzuholen.

Der Zugriff kann beispielsweise über PIN, QR-Code, NFC oder Scan erfolgen. COSYS dokumentiert Fachbelegungen und Zugriffe digital. Unterschiedliche Fachgrößen ermöglichen die Bereitstellung verschiedener Geräte und Zubehörteile. Für den IT-Service bedeutet das weniger koordinierte Übergabetermine, während Mitarbeiter ihr bereitgestelltes Equipment flexibler entgegennehmen können.

Damit entsteht eine Prozesskette vom IT-Service Request über Asset Management und IBT bis zur dokumentierten Geräteausgabe am Smart Locker.

Prozessanalyse macht aus Buchungsdaten Steuerungswissen

Der zusätzliche Mehrwert liegt in den Daten, die entlang dieser Prozesskette entstehen. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können beispielsweise Durchlaufzeiten, Transportzeiten, Bestandsbewegungen oder die Nutzung verschiedener Ausgabepunkte transparent machen.

Auch Smart Locker liefern relevante Kennzahlen. Fachauslastung, Belegungsdauer, Durchlaufzeiten und Nutzungsmuster können im COSYS WebDesk analysiert werden. Unternehmen erkennen dadurch beispielsweise, ob Geräte regelmäßig lange auf ihre Abholung warten, einzelne Standorte überproportional viele Anforderungen bearbeiten oder zusätzliche Locker-Kapazitäten benötigt werden.

So wird aus der reinen Digitalisierung einzelner Buchungen eine Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der internen IT-Logistik.

Machen Sie aus Ihrer IT-Geräteausgabe einen durchgängigen Prozess

Wenn Ihr IT-Service digital arbeitet, Geräte danach aber noch über E-Mails, Excel-Listen und persönliche Übergaben durch das Unternehmen gesteuert werden, liegt genau zwischen diesen Prozesswelten Optimierungspotenzial. COSYS verbindet modulare Software für Asset Tracking und innerbetrieblichen Transport mit mobiler Datenerfassung, Smart Lockern, geeigneter Hardware, MDE-Services, COSYS MDM sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse.

Sie betreiben mehrere Standorte, verwalten einen größeren IT-Gerätebestand oder möchten Ihre Geräteausgabe vom IT-Ticket bis zur tatsächlichen Übergabe digitalisieren? Dann lassen Sie gemeinsam mit COSYS prüfen, wie sich Ihre vorhandenen IT-Systeme, Lagerbestände, Transportwege und Ausgabepunkte zu einem durchgängigen Prozess verbinden lassen. Kontaktieren Sie uns unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.